Как HRM-системы меняют подход к управлению персоналом

Современные HRM-системы становятся ключевым инструментом цифровой трансформации управления персоналом, особенно на промышленных предприятиях, где традиционные методы адаптации и мотивации сотрудников часто оказываются неэффективными.

В статье рассматривается, как единая HRM-платформа решает основные HR-задачи: от автоматизации кадрового учета и документооборота до прозрачного целеполагания и упрощения внутренних коммуникации, а также практические аспекты внедрения — от выбора подрядчика до стратегии MVP, позволяющей избежать типичных ошибок и оптимизировать затраты.

Цифры говорят сами за себя: в 2023 году спрос на специалистов по автоматизации HR вырос в 1,5 раза, а ведущие HR Tech компании России заработали более 22,5 млрд рублей. И это не просто тренд, а сигнал: бизнес не хочет тонуть в бумажных отчетах, ручных расчетах и разрозненных Excel-таблицах.

Раньше компании автоматизировали HR по частям: одна система для кадрового учета, другая — для совместной работы с документами, третья — для мотивации. Сегодня ключевой запрос — единая HRM-платформа, которая объединит все процессы: от найма до целеполагания. Такой подход не просто экономит время, а превращает HR из «административной функции» в стратегический инструмент роста бизнеса.

HRM (Human Resource Management) — это не просто софт для кадровиков, а единая платформа, которая автоматизирует и объединяет все процессы управления персоналом: от найма до развития, управления мотивацией и удержания сотрудников, превращая рутину в стратегический ресурс роста компании. Если традиционные корпоративные порталы были похожи на «новостные сайты», то к внедрению HRM бизнес подходит с большим количеством требований.

Один из ключевых трендов — экосистемность, когда разные системы для управления персоналом легко интегрируются друг с другом благодаря открытому API и готовым коннекторам. Однако, внедрение HRM — многоуровневый процесс с множеством «подводных камней». Неправильно подобранная платформа, отсутствие кастомизации, сложная навигация, раздутый бюджет и невостребованная функциональность — проблемы, с которыми по статистике сталкиваются до 90% компаний.

Но есть и хорошие новости: современные HRM-системы гибко подстраиваются под реальные бизнес-процессы, а не наоборот. Главное — найти баланс между коробочным решением и его кастомизацией под специфику предприятия. Это особенно важно для производственных компаний, где более половины сотрудников не имеют постоянного доступа к компьютеру, но активно используют смартфоны. Разработчики учитывают этот фактор, предлагая не просто мобильную версию, а продуманный digital-интерфейс с акцентом на скорость решения типовых задач, push-уведомления и оффлайн-доступ к критически важной информации.

HRM-платформа — это цифровой помощник, который берет на себя рутину и выводит управление персоналом на новый уровень. Она не просто автоматизирует процессы, а создает прозрачную и удобную среду для работы всей компании. Грамотно подобранная система закрывает все ключевые задачи, экономя время сотрудников и руководителей.

1. Помогает автоматизировать кадровый учет
Прием на работу, переводы и увольнения, управление штатным расписанием, согласование отпусков, командировок и других отсутствий без привлечения руководителей.

2. Позволяет сделать процесс целеполагания и KPI отделов и подразделений и отдельных работников прозрачным и понятным для всех
Для рабочих это может быть выполнение плана, а для мастеров — снижение брака.

3. Упрощает внутренние коммуникации
Обеспечивает единую точку доступа к новостям, корпоративным инициативам, позволяя сотрудникам активно участвовать в жизни компании и быстрее находить нужную информацию, формирует культуру открытости, укрепляет доверие и вовлеченность, обеспечивая прозрачный обмен информацией, поддержку диалога и ощущение принадлежности к команде.

4. Позволяет выстроить «умную» работу с сервисами и заявками
Отслеживать количество дней отпуска, оперативно получать информацию по ДМС или согласовывать заявки: вызов курьера, оформление пропуска, заказ канцелярии и не только.

5. Автоматизирует кадровый документооборот
Цифровые трудовые договоры, приказы, заявления сотрудники смогут подписывать в один клик с любого устройства: компьютера, смартфона или планшета, и также быстро получать согласование документов от руководителей без визита в офис.

Ключевая задача HRM — не просто мотивировать, но и удерживать ценных специалистов, особенно в условиях дефицита кадров в промышленности. Система анализирует вовлеченность сотрудников, выявляет «группы риска» по текучести и предлагает индивидуальные решения: от программ наставничества до гибких условий труда. Кроме того, сотрудники больше ценят работодателей, которые стремятся обеспечить комфортную работу и используют для этого современные технологии.

Личный кабинет сотрудника.
Личный кабинет — это цифровой центр всего, что нужно для работы. Вместо бесконечных походов в кадры и согласований на бумаге — один вход в систему, где доступны все сервисы компании. Сотрудник за пару кликов оформляет отпуск, запрашивает справку или проверяет расчетный лист — даже с телефона по дороге домой. Руководитель видит, кто в отпуске или командировке, согласовывает заявления и следит за штатной расстановкой без лишних запросов. А HR-отдел экономит до 30% времени, потому что больше не тратит его на рутинные операции.

Адаптация.
Современные HRM-системы кардинально меняют подход к адаптации персонала, особенно на промышленных предприятиях, где традиционно высоки риски текучки и длительного ввода новых сотрудников в рабочие задачи. Цифровые решения позволяют сделать этот процесс быстрым, комфортным и измеримым.

HRM-платформы автоматизируют процесс онбординга и сокращают его срок на 60-80%. Например, чат-боты мгновенно отвечают на вопросы новичков, а всю необходимую информацию, документы и инструкции они быстро получат из базы знаний.

Для HR-специалистов и руководителей это означает снижение нагрузки — система сама контролирует выполнение этапов адаптации, напоминает о задачах и собирает обратную связь. Для новичков — прозрачность процесса, возможность в любой момент получить поддержку и чувство включенности с первых дней. В результате сокращается текучесть кадров на испытательном сроке, а сотрудники быстрее достигают полной продуктивности.

Доступность.
Благодаря мобильной версии все сотрудники, включая тех, кто трудится «в полях», получают мгновенный доступ ко всей необходимой рабочей информации с любого устройства. Это особенно важно в условиях производства, где нет возможности постоянно обращаться к компьютеру. Все задачи и документы всегда под рукой, а значит ежедневная работа становится более организованной и прозрачной.

Обучение.
Обучать сотрудников стандартам, продуктам и технологиям, не отрывая их от работы также помогает HRM. Вместо очных инструктажей — онлайн-курсы, доступные в любое время. Вместо бумажных аттестаций — автоматические тесты с настраиваемым количеством попыток. Система сама напоминает сотруднику о дедлайнах, а HR — контролирует процесс.

В HRM-системах предусмотрены тонкие настройки, например, открывать уроки поэтапно или ограничивать время на их прохождение. Большинство решений позволяют загружать курсы в SCORM-формате, создавать лонгриды с видео и графикой, настраивать тесты после каждого урока.

Руководитель формирует отчеты за пару кликов и отслеживает прогресс каждого работника: какие курсы пройдены, сколько попыток потребовалось для теста, какие ошибки допущены. Это особенно важно на производствах, где от знаний сотрудника зависит безопасность и эффективность работы.

Информирование.
На главной странице HRM отображаются корпоративные новости, а в продуманных платформах алгоритмы автоматически подбирают контент для сотрудника на основе его роли, отдела и интересов. Например, рабочие на производстве видят обновления по технике безопасности, а менеджеры — анонсы новых продуктов или корпоративные события.

Такой подход решает две ключевые проблемы: информационный шум (когда сотрудники получают ненужные уведомления) и нехватка вовлеченности (когда важные новости теряются в общем потоке). Персонализация повышает открываемость сообщений и гарантирует, что каждый увидит только то, что для него действительно важно.

Внедрение HRM-системы напоминает модернизацию производственной линии: если действовать хаотично, можно получить сбои вместо эффективности. Однако правильный подход превращает запуск проекта в плавный процесс, где каждый этап — от анализа потребностей до обучения сотрудников — снижает риски и повышает отдачу.

Шаг №1. Сформировать рабочую группу
Ключевой фактор успешного внедрения HRM-системы — создание сбалансированной рабочей группы, объединяющей экспертов со стороны заказчика и подрядчика. Со стороны компании-внедренца важно подключить руководителя проекта, бизнес-аналитика, дизайнера, методолога и разработчиков. А от предприятия-заказчика — не только ИТ-специалистов, но и представителей HR-службы, системного администратора, контент-менеджера и редактора для работы с информационным наполнением системы, а также представителей функциональных заказчиков, которые непосредственно будут пользоваться системой.

Просто отдать техническое задание подрядчику и получить готовую систему не получится. Важно выделить сотрудников для работы в команде с исполнителем, обеспечить им время на общение, тестирование функциональности, сбор обратной связи у сотрудников. Кроме того, стоит сразу установить KPI, чтобы отслеживать эффективность реализации проекта.

Шаг №2. Продумать функциональность
Угодить всем и сразу не получится. Необходимо выбрать лидера, который сформулирует основные ценности HRM, учитывая мнения коллег. В этом могут помочь опросные листы — формы c вопросами, распространяемые среди сотрудников с целью получения информации и мнений. Еще один хороший инструмент — глубинное интервью, которое проводится в формате неформальной беседы, где вопросы задаются по заранее намеченному плану, а сотрудники отвечают на них развернуто.

Шаг №3. Подготовить техническое задание
Подробные, зафиксированные требования позволят правильно рассчитать стоимость и длительность проекта, а также сравнить предложения разных подрядчиков и выбрать лучшее решение.

В техническое задание важно включить следующие пункты:
1. Назначение и цели системы
2. Организационный объем (в рамках каких подразделений или организаций осуществляется проект)
3. Требования к надежности и безопасности
4. Требования к интеграции со смежными системами, дизайну и мобильной версии
5. Функциональные требования
6. Состав и содержание работ (результаты работ)
7. Требования к документированию
8. Порядок контроля и приемки системы

Шаг №4. Начать внедрение с MVP
Концепция минимально жизнеспособного продукта (MVP) позволяет сосредоточиться на ключевых потребностях бизнеса, избегая перегрузки системы избыточными функциями на старте. Первый шаг — четкое определение целей проекта: необходимо понять, какие именно бизнес-задачи должна решать система, например, оптимизация внутренних коммуникаций, создание единой базы знаний или цифровизация процессов управления персоналом.

Далее следует провести тщательный анализ пользовательских потребностей и определить критически важные функции: новостной портал, справочник сотрудников, система управления задачами, адаптация новичков и так далее. Особое внимание стоит уделить приоритизации функций, оценивая их значимость по влиянию на достижение стратегических целей компании — такой подход обеспечивает рациональное распределение ресурсов и создает прочный фундамент для последующего развития системы.

Шаг №5. Оптимизировать затраты
Необходимо найти золотую середину между экономией средств и сохранением функциональности. Можно начать с выбора готовых решений — современные платформы предлагают типовые модули, покрывающие 80% стандартных потребностей предприятия. Эти проверенные наработки легко адаптировать под конкретные задачи компании, что значительно сократит сроки и бюджет проекта.

Важно обратить внимание на возможности интеграций — большинство HRM-платформ уже имеют встроенные коннекторы к популярным учетным системам, что избавляет от необходимости разработки сложных и дорогостоящих интерфейсов. Кроме того, можно использовать готовую документацию — инструкции пользователя и администратора для типовых функций редко требуют серьезной доработки. А для мобильного доступа оптимальным решением станет использование готового приложения с минимальными улучшениями под нужды компании — это в разы дешевле и быстрее, чем разработка с нуля. Такой подход позволяет сократить бюджет внедрения на 30-40%, не жертвуя ключевыми функциями системы.

Успех проекта также зависит от выбора подрядчика для внедрения HRM-платформы. Первым и наиболее важным аспектом при выборе исполнителя является детальный анализ стоимости услуг. Необходимо тщательно изучить предложения нескольких поставщиков, обращая особое внимание на структуру ценообразования по каждому этапу работ: от сбора требований и проектирования до обучения персонала и дальнейшего сопровождения системы. Качественная реализация проекта требует комплексного подхода, поэтому смета должна включать все составляющие, а не только стоимость непосредственной разработки.

Коммерческое предложение должно быть прозрачным. Отсутствие в смете таких важных позиций, как интеграционные работы, тестирование или техническая поддержка, должно насторожить — в таком случае есть риск столкнуться со скрытыми платежами и выходом за рамки бюджета. Не менее значимым критерием является уровень вовлеченности и профессиональной зрелости потенциального исполнителя. В ходе переговоров важно оценить не только техническую компетентность команды, но и ее готовность к долгосрочному партнерству, способность понимать специфику бизнеса заказчика и предлагать соответствующие решения.

Не ошибиться в выборе помогает изучение референсов, которые можно запросить у самого исполнителя или у представителей компаний, уже работающих с данной системой. Не лишним будет также проверить репутацию подрядчика — изучить независимые рейтинги и отзывы на профессиональных площадках.

HRM-платформа нового поколения решает сразу несколько стратегических задач: от автоматизации рутинных процессов до построения прозрачной системы мотивации и удержания ценных специалистов. А ее внедрение — это не просто техническая модернизация, а инвестиция в эффективность и конкурентоспособность компании.

Внедрение новой системы стоит начинать с MVP — данный подход позволяет быстро получить только полезную функциональность, которая найдет отклик у сотрудников, и не выйти за рамки бюджета. Доверять такие проекты как разработка и запуск HRM-системы стоит только проверенным подрядчикам, имеющим отраслевой опыт.

Правильно выбранная и внедренная HRM-система окупается не только за счет сокращения издержек, но и за счет роста производительности, снижения текучести кадров и создания устойчивой корпоративной культуры. В условиях повсеместной цифровой трансформации это уже не роскошь, а необходимость для любого современного предприятия.