Техническое задание на разработку и внедрение

K-TEAM.

Модуль Целеполагание и KPI

Расчет итогового % или коэффициента выполнения целей карты происходит по формуле:

Итоговый % выполнения Всех KPI =
(вес KPI 1*Успех% KPI 1) + (вес KPI 2*Успех% KPI 2) + … + (вес KPI n*Успех% KPI n)

В расчете участвуют следующие параметры показателя:

• Расчет итога по показателю
• Вес
• План
• Факт
• Успех% (расчетная величина)
• Для прямых показателей: Успех% = Факт/План
• Для обратных показателей: Успех % = План/Факт
• Итог = Успех%*Вес
• «Итого» отображает итоговый результат выполнения:
• «Итого» = сумма значений из поля «Итог» (Успех%*Вес) по каждой цели.

• Минимальный вес KPI – предустановленное значение 10. Проверка производится при редактировании карты, в случае указания веса менее 10 для показателя отображается ошибка при попытке сохранения.
• Суммарный вес в карте KPI должен быть равен 100. Проверка осуществляется при отправке карты на согласование.
• Максимальные % выполнения – максимальное значение, при превышении которого отображается ошибка при сохранении карты на этапе заполнения факта
• Минимальный порог цели – минимальное фактическое значение при недостижении которого итог по карте может быть обнулен. 

Для ведения единиц измерения, в Системе предусмотрен справочник «Единицы измерения».

Справочник находится в Административной части Системы: «Контент» – «KPI» – «Единицы измерения». 

Создания новой единицы измерения осуществляется при нажатии на кнопку «Добавить элемент». В форме создания требуется заполнить следующие поля:

• Активность – признак активности элемента. Если значение параметра определено, то запись об элементе является активной;
• Название – название единицы измерения.  

В системе, в Инфоблоке «KPI», создан справочник типов премирования. По умолчанию справочник содержит значения: 

• Годовая;
• Квартальная;
• Полугодовая;
• Месяц.

Для добавления нового типа премирования в справочнике «Тип премирования» предусмотрен функционал «Добавить элемент». При добавлении нового элемента, необходимо заполнить поле: «Название». После сохранения, новый тип премирования отобразится в справочнике. 

Привязка пользователя к типу премирования

Для того, чтобы сотруднику было доступно создание целей на Портале, в модуле реализована привязка данного сотрудника к типу премирования. Тип премирования определяет отчетный период, для которого можно будет создать карту целей.

В УЗ пользователя (вкладка «доп.поля»), созданы поля «Тип бонуса».

Привязка пользователя к необходимому типу премирования, осуществляется после активации чекбокса в поле «Тип бонуса».
В случае, если пользователь не привязан к типу премирования, в публичной части данный пользователь будет недоступен для создания карты целей

В Административной панели Системы должен быть предусмотрен интерфейс для настройки уровней доступа к данным раздела «Цели и KPI» для пользователей группы «HR подразделения».
Интерфейс должен быть доступен пользователю с ролью «Администратор KPI» при переходе в раздел «KORUS» — «K-Team. Целеполагание и KPI» — «Назначение HR для групп пользователей».
В интерфейсе должна быть реализована возможность привязки пользователей, состоящих в группе «HR подразделения» к одному или нескольким элементам организационной структуры.
Форма привязки должна содержать следующие поля:

• Ответственный. Множественное поле выбора пользователя из перечня пользователей группы «HR подразделения»
• Подразделения. Множественное поле выбора элементов организационной структуры

Для просмотра информации по целям компании, а также по своим целям, в модуле разработаны разделы «Цели компании» (доступно для пользователя с ролью Администратор, Администратор KPI, модератор, HR), и «Мои цели».

В списке целей доступны поля: 

• Карта целей — название карты целей; по клику осуществляется переход на страницу карты целей;
• Период — отчетный период для которого создана карта целей;
• Владелец — сотрудник, на которого назначена карта целей;
• Ответственный — ответственный исполнитель, на котором находится задание по карте целей;
• Дедлайн — крайний срок выполнения задания по карте целей;
• Статус — текущий статус, в котором находится карта.

В списке создана возможность настройки колонок в таблице. Настройка осуществляется по нажатию на иконку «Шестеренка» в левом углу таблицы 

Для вывода или скрытия колонок списка, в открывшемся окне необходимо активировать или деактивировать те колонки, которые необходимо отображать/скрыть из таблицы.

В разделе со списком доступен фильтр (Рисунок 10) по параметрам:

• Год — год отчетного периода;
• Период — отчетный период;
• Статус — по умолчанию, отображаются карты целей в статусах: «Постановка целей», «Согласование», «Доп.согласование», «Работа с целями», «Утверждение», «Доп.согласование (итог)», «Ознакомление». Статусы «Утверждено» и «Закрыто» (карта закрыта администратором принудительно) — доступны для выбора в поле «Статус». 

Карта целей создается автоматически при массовом запуске в момент наступления периода, либо вручную администратором при нажатии кнопки «Добавить цели» в публичной части.

В форме создания карты целей доступны поля:

• Заголовок. При автоматическом создании карты заголовок формируется Системой как «Наименование периода + год + ФИО»
• Поле «Ответственный»:
• При автоматическом создании карт, в поле указан сотрудник, для которого создана карта.
• В случае создания карты задач вручную, в качестве ответственного за выполнение карты может быть выбран сотрудник из списка.
• Поле «Согласующий»
• Руководитель, являющийся согласующим по бизнес-процессу, отображается на основании организационной структуры. В Системе должна быть предусмотрена настройка для запрета создания карты для пользователя без руководителя.
• Поле «Период»:

В поле отображается информация об отчетном периоде. Доступны открытые (не завершенные) периоды, заведенные в списке отчетных периодов Администратором KPI и соответствующие «Типу премирования» пользователя, выбранного в качестве ответственного.

В случае автоматического создания карт поле предзаполнено.

В случае, если у пользователя уже создана карта целей для отчетного периода, данный период будет не доступен в списке для выбора

• Таблица «Целевые показатели»:
• Корпоративные показатели добавляются в карту по кнопке «Выбрать показатель» — открывается список показателей, доступных для выбора.
• Индивидуальные показатели добавляются по кнопке «Выбрать показатель» — открывается форма создания индивидуального KPI с полями: «Наименование», «Описание». 

. 

Чтобы создание карт целей было не доступно для сотрудников без непосредственных руководителей, в модуле «K-Team. KPI» реализована опция управления «Разрешать создавать карты для сотрудников без руководителя».

Управление располагается в разделе «Настройки» — «Настройки продукта» — «Настройки модулей» — «K-Team. KPI».

Для того, чтобы запретить создание карт для пользователей без руководителей, необходимо поставить галочку активности в чекбокс «Разрешать создавать карты для сотрудников без руководителя»

По умолчанию, значение в поле активно — создание карт целей для сотрудников без руководителя разрешено. В качестве согласующего руководителя будет подтягиваться руководитель вышестоящего подразделения. 

Сотрудники, у которых нет в структуре непосредственного руководителя, будут не доступны для создания карты целей.

чтобы ограничить число доступных целей для включения в карту целей (например, разрешить пользователю включать не более 10 целей в карту), в административной части системы — «Настройки» — «Настройки продукта» — «Настройки модулей» — «K-Team. KPI» реализовано ограничение количества допустимых целей в карте.
Для добавления ограничения, в поле «Количество целей доступных для добавления в карту» необходимо установить значение (число), свыше которого нельзя будет добавить показатели в карту.

По умолчанию, значение в поле отсутствует — количество целей в карте не ограничено для добавления. 

При попытке добавления новых целей в карту, для пользователя будет выводиться запрет добавления целей сверх установленных

• Название карты целей; 
• Кнопки действий с картой, согласно матрице прав в текущем статусе карты;
• Блок общей информации о карте и ответственных (Рисунок 18):
• Владелец – сотрудник, которому назначена карта KPI;
• Год — год отчетного периода;
• Период – выбранный при создании период планирования;
• Статус – текущий статус карты;
• Исполнитель по заданию – текущий ответственный по заданию бизнес-процесса, от которого ожидается выполнение действий.

• Таблица целевых показателей (Рисунок 19). В блоке отображаются добавленные в форме создания карты корпоративные и индивидуальные KPI. По умолчанию для целевых показателей отображаются параметры:

• Группа показателей;
• Наименование показателя;
• Описание (если добавлено);
• Единица измерения;
• Тип;
• Вес;
• План;
• Максимальный порог;
• Минимальный порог;
• Факт;
• Успех%;
• Коэффициент;
• Итог;
• «Итого» отображает итоговый результат выполнения по группе целей и по карте  
• Кнопки действий с картой, согласно статусу;

• Блок «Комментарии» (Рисунок 20). В блоке есть возможность отправки комментариев у всех пользователей, имеющих доступ к карте целей сотрудника. Отправленные комментарии по карте целей отображаются во всех статусах. 

• Блок «История изменений». В блоке доступны поля:
• Дата;
• Автор;
• Измененный параметр;
• Старое значение;
• Новое значение. 

В статусе карты целей «Работа с целями» у пользователя должна быть возможность внесения фактических значений в карту целей.
Итоговые значения по группе целей и по показателю должны рассчитываться по формуле, представленной в п. 4.1.

В модуле реализован запрет внесения фактических значений для пользователей, не входящих в группу «Администратор» или «Администратор KPI» (7.4.1).

Отправка карты целей на согласование руководителям должна осуществляться из статусов: 

• Постановка целей;
• Работа с целями.

Для того, чтобы добавление факта было доступно только для сотрудников с ролью Администратор KPI или Администратор, в Системе предусмотрена опция «Разрешить редактировать факт только администратору».

Настройка реализована в административной части системы — «Настройки» — «Настройки продукта» — «Настройки модулей» — «K-Team. KPI».

Настройка активируется с помощью проставления активности в чекбокс «Разрешить редактировать факт только администратору».

По умолчанию, значение в поле отсутствует — факт разрешено вносить всем владельцам карт.

В публичной части, в режиме редактирования карты целей, для пользователей, не входящий в группу «Администратор» или «Администратор KPI» внесение фактических значений будет недоступно. 

Чтобы сделать обязательным добавление отчетной документации при отправке факта на утверждение, в Системе предусмотрена настройка «Запрашивать документ при отправке целей на утверждение».

Настройка реализована в административной части системы — «Настройки» — «Настройки продукта» — «Настройки модулей» — «K-Team. KPI».

Настройка активируется с помощью установки галочки в чекбокс «Запрашивать документ при отправке целей на утверждение».

По умолчанию, значение в поле отсутствует — при отправке факта на утверждение согласующему руководителю, система не будет запрашивать обязательно приложить документы. 

Для пользователей с ролью «Администратор KPI» доступна опция, которая позволяет перевести карту целей сотрудника в статус «Закрыто» на текущем шаге бизнес-процесса.

Принудительное закрытие может применяться в случаях:

• Увольнения сотрудника;
• Перевода сотрудника на другой тип премирования в связи с изменением должности или подразделения и заведения карты в рамках другого отчетного периода;
• Иных случаях, когда сотрудник не может продолжить выполнение целей в данном отчетном периоде (Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком, длительная болезнь).

Принудительное закрытие также можно осуществить со страницы просмотра карты по кнопке «Принудительно закрыть».

В Системе реализована возможность удаления карты целей. Опция доступна в списке «Цели компании» в контекстном меню по нажатию на «Удалить».

Удаление карты целей также доступно на детальной странице карты целей по клику на иконку «Корзина».

На странице «Мои процессы» пользователю отображается список активных заданий, ответственным по которым он является согласно текущим активным бизнес-процессам по картам. По каждому заданию отображается: 

• Карта целей — наименование карты целей, по которой необходимо выполнить задание;
• Задания — ссылка для раскрытия доступных действий по заданию;
• Владелец — владелец карты целей;
• Статус — статус, в котором находится карта в текущий момент;
• Кнопки действий, согласно статусной модели;
• Кнопка «Посмотреть цели» — переход на детальную страницу карты целей. 

Список доступных кнопок действий для различных статусов в системе представлен в таблице.

Процесс массового формирования целей сотрудников должен выполняться при условиях:

1. У пользователей, на которых необходимо сгенерировать карты целей, должно быть заполнено поле «Тип бонуса».
2. Отчетный период должен соответствовать «Типу бонуса» сотрудников:
• При выборе периода планирования «Квартал», цели будут созданы на всех пользователей с типом бонуса «Квартальная»;
• При выборе периода планирования «Полгода», цели будут созданы на всех пользователей с типом бонуса «Полугодовая»;
• При выборе периода планирования «Год», цели будут созданы на всех пользователей с типом бонуса «Годовая»;
• При выборе периода планирования «Месяц», цели будут созданы на всех пользователей с типом бонуса «Месяц».
3. Предусмотрена возможность установить текущую дату в поле «Начало периода» или будущую дату, если требуется отложенный запуск процесса создания целей.
4. Должна быть создана минимум одна корпоративная цель –цель с отмеченным чекбоксом «по умолчанию»;
5. Если процесс создания целей должен быть запущен в текущий день, должно быть настроенно точное время запуска в агенте в Административной части: «Настройки» - «Настройки продукта» – «Агенты».
6. В списке агентов в фильтре в строке поиск по параметру «Имя агента» необходимо ввести в название функции агента: «Korus\Kpi\Agent\AddCard::run();» 

Система должна осуществить поиск по необходимому агенту.
Изменение даты запуска должно осуществляться по нажатию на «Изменить» в контекстном меню найденного агента.
При соответствии даты Начала периода, указанной при создании отчетного периода дате и времени, указанных в агенте, запускается процесс массового создания карт целей на сотрудников с соответствующим типом бонуса. 

ШАГ 1:

Для загрузки фактических значений необходимо выполнить следующие действия:

1. Сформировать файл загрузки в формате .CSV
Для этого необходимо заполнить файл типа .XLS (excel) и при его сохранении выбрать формат .CSV (разделитель – запятая).
Формат таблицы для загрузки фактических значений по целям предполагает наличие трех столбцов:

• Collaborator code - используется для определения сотрудника, которому загружаем факт.
• Код сотрудника доступен в учетной системе, либо в карточке сотрудника в Административной части системы: Настройки – Список пользователей, поле «Код сотрудника».
• ID цели – необходимо сопоставить с целью, в которую загружается Результат. 

ШАГ 2:

• Просмотр ID цели осуществляется в Административной части Системы: Контент – Цели KPI – необходимая группа цели — редактирование цели. 

ШАГ 3:

В открывшемся окне редактирования цели доступен ее ID. ID цели может быть одинаковым для всех периодов. В случае загрузки фактических значений по целям для нового периода, ранее загруженные значения не будут изменены.

ID цели может быть одинаковым для всех периодов. В случае загрузки фактических значений по целям для нового периода, ранее загруженные значения не будут изменены.

•  Результат - значение выполнения цели сотрудником, которое будет выводиться в карточке целей.

ШАГ 4:

2. Загрузка фактических значений.
Загрузка осуществляется в Административной части Системы: Настройки – K-Team. Целеполагание и .KPI - Загрузка фактических значений.

Для загрузки фактических значений по целям необходимо выбрать период, для которого требуется загрузить фактический результат, а также сам файл для загрузки, и нажать кнопку «Отправить».
Сохранить или перезаписать значение должна быть возможность для целей в любом статусе. Перезапись должна осуществляется путем загрузки нового файла в существующий период.
При успешной загрузке файла значение должно перезаписывается.
В случае наличия несоответствия загружаемых данных условиям, загрузка значений не должна осуществляться, на экране должен формироваться перечень ошибок загрузки:

• Карта целей для сотрудника __ не существует;
• Показатель _ в карте целей сотрудника _ не существует;

В разделе «Цели и KPI» в публичной части Портала предусмотрена выгрузка данных по картам KPI в формате .xlsx:

• Экспорт карты KPI сотрудника в Excel.
• Отчет по картам с учетом примененной фильтрации в Excel:

• ФИО владельца KPI;
• Должность владельца KPI;
• Подразделение владельца KPI;
• Руководитель владельца KPI;
• Период KPI;
• Статус KPI;
• Общий вес KPI;
• Итоговая оценка по группам целей в процентах.

• Наименование KPI;
• Описание KPI;
• Ед. изм. KPI;
• Вес KPI;
• План по KPI;
• Тип KPI;
• Минимальный %;
• Максимальный %;
• Факт;
• % достижения;
• Коэффициент.