Руководство по работе с порталом K-TEAM.

Модуль Адаптация

Адаптация сотрудников

Автоматизируйте и стандартизируйте процесс адаптации сотрудников компании, упрощайте коммуникацию между HR и сотрудниками, управляйте задачами адаптации в режиме реального времени, собирайте обратную связь от сотрудников и отслеживайте кадровую статистику в одном модуле!

Быстрая навигация по документу

Для сотрудника на адаптации

Для каждого сотрудника, который проходит адаптацию на корпоративном портале, создается персональная карточка, Личный кабинет сотрудника на адаптации, в которой он может ознакомиться с основной информацией о программе адаптации, просмотреть сведения о своих начальнике и наставнике, которые будут помогать ему освоиться в компании, изучить перечень и статус заданий адаптации, а также перейти к беседе с чат-ботом Buddy, который упростит погружение в процессы коллектива. 

После того как специалист по кадрам добавил сотрудника на программу адаптации, в его центр уведомлений приходит сообщение от чат-бота Buddy, в котором содержится ссылка на его Личный кабинет сотрудника на адаптации. 

После нажатия на слово "Адаптация" пользователь направляется на страницу Личного кабинета сотрудника на адаптации

Блок "Контактная информация"

В данном блоке отображается контактная информация сотрудника:

  • ФИО сотрудника на адаптации сотрудника на адаптации;
  • Должность сотрудника на адаптации
  • Подразделение сотрудника на адаптации
  • Даты начала и окончания адаптации
  • Сценарий адаптации – наименование сценария адаптации, который за закреплен за сотрудником;
  • Прогресс адаптации – шкала, показывающая прогресс адаптации и шаг, на котором находится сотрудник на адаптации. Зеленая шкала отображает процент выполненных событий от общего количества событий сценария

Блок "Ответственные за адаптацию"

Здесь сотрудник может посмотреть данные об руководителе и наставнике, которые будут помогать ему проходить процесс адаптации. 

Чтобы посмотреть более подробную информацию о коллегах, нажмите на ссылки профилей. 

Блок "Шаги адаптации"

При наступлении даты начала события сотруднику в чат-бот будут отправляться различные типы заданий, которые необходимо выполнить в установленные сроки.

Перечень данных заданий в табличной форме также можно просмотреть в блоке «Шаги адаптации».

Таблица содержит следующие поля:

  • Шаг – порядковый номер события.
  • Дата начала – дата и время, когда необходимо приступить к выполнению события.
  • Название – название события.
  • Тип события – возможны различные типы событий:
    • Сообщение – текстовое сообщение, с которым необходимо ознакомиться.
    • Опрос – сообщение, содержащее опрос
    • Задача – задача, которую необходимо выполнить в установленные сроки.
    • Встреча – текстовое сообщение о необходимости организовать встречу с руководителем, наставником или HR-сотрудником.
  • Крайний срок – срок, до которого событие должно быть выполнено.
  • Статус – возможны различные статусы событий:
    • Выполнено – событие выполнено.
    • Просрочено – событие просрочено, не выполнено в установленный срок.
    • Ждет выполнения – события, дата начала которых еще не наступила.
    • В работе – для событий, которые выполняются в настоящий момент.
  • Ответственный – сотрудник, который является исполнителем события.

Блок "Отсутствия сотрудника"

В период адаптации могут возникать исключительные ситуации, из-за которых сотрудник вынужден прервать процесс. Для таких случаев предусмотрена возможность управления отсутствиями. 

После того, как отсутствие было определено HR в системе, оно отображается в блоке «Отсутствия сотрудника» отображаются все ваши отсутствия, добавленные на этапе адаптации. 

На период отсутствия события не отправляются в чат-бот ответственному за событие сотруднику.

Если у сотрудника добавлено отсутствие, то дата начала и дата крайнего срока всех событий со статусом «Ждет выполнения» сдвигается на количество дней, добавленного отсутствия.

 
Дата крайнего срока всех событий со статусом «В работе» продлевается с учетом, добавленного отсутствия. 

Вернуться в меню

Прохождение сценариев адаптации

Роль пользователя должна определяться по соответствующей ей группе пользователей Системы. Для определения уровня доступа также необходимо определение положения Пользователя в организационной структуре компании


Чтобы перейти к чат-боту, воспользуйтесь кнопкой «Чат по адаптации» в своем Личном кабинете сотрудника на адаптации. 

Выполнение событий типа "Сообщение" и "встреча"

Чтобы выполнить событие типа «Сообщение» и «Встреча», необходимо ознакомиться с содержанием сообщения или информацией о встрече и нажать на  кнопку «Выполнено» в чат-боте 

Выполнение событий типа "задача"

Для выполнения событий типа «Задача» необходимо в чат-боте перейти по ссылке на задачу, нажав на название задачи в чат-боте.


После того как задача откроется, необходимо ознакомиться с заданием и выполнить его. Для завершения задания необходимо нажать на кнопку «Завершить»

После того, как руководитель проверит и примет задачу, сотрудник получит уведомление в Центр уведомлений на Портале о том, что задача закрыта. 

Статус события изменится на «Выполнено»


Выполнение событий типа "опрос"

Для выполнения событий типа «Опрос» необходимо в чат-боте перейти по ссылке на опрос, нажав на название опроса.

Откроется страница с опросом, на которой необходимо отметить варианты ответа. По окончании голосования необходимо нажать на кнопку «Сохранить».


Вернуться в меню

База знаний. Часто задаваемые вопросы


Для того чтобы увидеть список часто задаваемых вопросов 

Шаг 1. Введите команду «/help» в чат- боте. 

Шаг 2. Откроется список часто задаваемых вопросов. 

Шаг 3. Выберите интересующий вас вопрос и нажмите на него, чтобы просмотреть ответ на него. 


Если в списке часто задаваемых вопросов нет интересующего вас вопроса, вы можете ввести свой запрос в чат бот. Если в Системе не нашлось ответа на ваш вопрос, то вы увидите сообщение от чат бота «К сожалению, я не нашел ответ на данный запрос. Я передам его ответственному специалисту, он вернется с ответом в ближайшее время.»

Вернуться в меню

Для руководителя и наставника

Просмотр списка сотрудников на адаптации

Чтобы просмотреть список сотрудников на адаптации и адаптация которых уже завершена, перейдите на страницу "Сотрудники на адаптации".


На странице «Сотрудники на адаптации» отображаются следующие поля:

  • Сотрудник – фотография и ФИ сотрудника на адаптации. Чтобы перейти в Личный кабинет сотрудника, нажмите на данное поле
  • Город – город местонахождения сотрудника.
  • Подразделение – подразделение сотрудника на адаптации.
  • Начало адаптации – дата начала адаптации.
  • Шаг - шкала, показывающая прогресс адаптации и номер шага, на котором находится сотрудник на адаптации. Зеленая шкала отображает процент выполненных событий от общего количества событий сценария.
  • Сценарий – сценарий, который закреплен за пользователем.
  • Наставник – сотрудник, закрепленный за сотрудником на адаптации в качестве наставника. Является ссылкой на Личный кабинет наставника.

Важно: Руководитель подразделения на странице «Сотрудники на адаптации» в списке сотрудников видит только своих подчиненных сотрудников согласно организационной структуре компании. Наставник на странице «Сотрудники на адаптации» в списке сотрудников видит только сотрудников, наставником которых он является.

Вернуться в меню

Контроль за выполнением задач сотрудников на адаптации

На этапе адаптации сотрудники могут получать задачи, в которых постановщиком является руководитель сотрудника. Руководитель должен контролировать выполнение задач своих сотрудников.

После того как сотрудник выполнит такую задачу, руководителю в Центр уведомлений придёт соответствующее уведомление  о том, что задача закрыта сотрудником и с его стороны требуется произвести проверку.  


Чтобы перейти к задаче, нажмите на название задачи в уведомлении. 

Согласование результатов выполнения задачи сотрудника

Чтобы подтвердить корректное выполнение задачи, в открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку «Принять работу». После нажатия на кнопку сотрудник получит уведомление о том, что его задача закрыта руководителем, а статус шага по данному событию в сценарии адаптации сотрудника изменится на «Выполнено».

Отправление задачи на доработку сотруднику

Чтобы вернуть задачу на доработку сотруднику, в открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку «Доделать». После нажатия на кнопку сотрудник получит уведомление о том, что его задача была возвращена на доработку руководителем.

Вернуться в меню

Просмотр Статистики адаптации

Просмотр графиков результатов адаптации

Чтобы просмотреть статистику по адаптации сотрудников, перейдите на страницу «Графики».

Здесь вы можете просмотреть статистику по адаптации в следующих разрезах:

  • Всего на адаптации – количество сотрудников, которые в данный момент находятся на адаптации;
  • Прошло адаптацию – количество сотрудников, которые успешно завершили адаптацию. В данный блок попадают следующие сотрудники:
    • Выполнили все события сценария. Прогресс адаптации равен 100%.
    • Процесс адаптации завершен с причиной, относящейся к группе «Адаптация пройдена».
  • Уволились на испытательном сроке - количество сотрудников, процесс адаптации которых завершен с причиной, относящейся к группе «Уволен».

Также на странице в графическом виде отображаются результаты опросов раздела «Опросы адаптации (статистика)».

Каждый график отображает:

  • Название вопроса;
  • Диаграмму – на которой отображается индекс NPS (оценка лояльности сотрудников) и шкала контрольных точек. 

Просмотр списка просроченных задач сотрудников на адаптации

Чтобы просмотреть перечень всех просроченных событий пользователей в рамках адаптации, перейдите на страницу «Просроченные задачи».

По каждой записи отображается:

  • Ответственный – отображается ФИ и фото сотрудника, ответственного за событие. Является ссылкой в Личный кабинет пользователя;
  • Задача – наименование события;
  • Срок – срок, до которого событие должно было быть выполнено;
  • Сотрудник на адаптации - отображается ФИ и фото сотрудника на адаптации. Является ссылкой в карточку сотрудника на адаптации.

ПРосмотр списка причин увольнений сотрудников на адаптации

Чтобы просмотреть список сотрудников, адаптация которых закончилась увольнением, перейдите на страницу «Причины увольнений».

По каждой записи отображается:

  • Сотрудник – отображается ФИ и фото сотрудника на адаптации. Является ссылкой в карточку сотрудника на адаптации;
  • Город – наименование города сотрудника;
  • Подразделение – наименование подразделения сотрудника;
  • Чья инициатива – отображается инициатор завершения адаптации (увольнения);
  • Причина увольнения – отображается причина увольнения;
  • Дата завершения адаптации – отображается дата, когда адаптация была завершена HR-специалистом;
  • Наставник - отображается ФИ и фото наставника сотрудника на адаптации. Является ссылкой в Личный кабинет пользователя.

Вернуться в меню

Для HR-специалиста

Настройка сценариев адаптации

Сценарий адаптации нового сотрудника в компании представляет собой структурированный план действий, направленный на помощь новому сотруднику в интеграции в команду и успешном выполнении своих будущих обязанностей. 


Чтобы просмотреть существующие в системе программы адаптации, перейдите на страницу "Сценарии адаптации".

В открывшейся табличной форме «Сценарии адаптации» отображаются:

  • Кнопка «Гамбургер» – набор действий, которые можно применять к сценарию: редактировать, изменить статус (снять с публикации/опубликовать), копировать и удалить.
  • «Название» – наименование сценария. Произвольное значение, сформированное HR-сотрудником.
  • «Город» – город, для которого применим сценарий.
  • «Подразделение» – подразделение, для которого применим сценарий.
  • «Статус» – статус сценария.

Добавление сценария адаптации

Чтобы создать сценарий адаптации, перейдите в раздел "Сценарии адаптации" и нажмите на кнопку "Добавить сценарий". 

В открывшейся форме заполните следующие поля: 

  • Статус – если сценарий не утвержден окончательно и предполагает дальнейшие корректировки, выставить статус «Черновик». В случае, если сценарий окончателен и утвержден – статус «Опубликован»;
  • Название – название сценария;
  • Город – необходимо выбрать город, для которого применим сценарий;
  • Должность – необходимо выбрать должность, для которой будет применим сценарий;
  • Подразделение – необходимо выбрать подразделение, для которого будет применим сценарий.

После заполнения описанных полей нажмите кнопку «Сохранить». 


Добавление событий сценария

После того как сценарий адаптации был создан, открывается страница добавления событий сценария. 

Чтобы добавить новое событие в сценарий, нажмите на кнопку «Добавить событие».

В выпадающем списке выберите тип события, который необходимо добавить:

  • Сообщение – простое текстовое сообщение;
  • Встреча – простое текстовое сообщение;
  • Задача – сообщение с ссылкой на созданную задачу;
  • Опрос – сообщение с ссылкой на созданный опрос.

Редактирование сценариев адаптации

Для того, чтобы изменить, скопировать или удалить сценарий перейдите в раздел «Сценарии адаптации» и нажмите на кнопку «Гамбургер»

В появившемся меню действий выберите нужное действие:

  • Редактировать – откроется форма редактирования сценария. Внесите изменения в необходимые поля и нажмите кнопку «Сохранить». Сценарий успешно изменен.
  • Скопировать сценарий – откроется форма создания дубликата сценария. Внесите изменения в необходимые поля и нажмите кнопку «Сохранить». Дубликат сценария успешно создан.
  • Деактивировать – статус сценария изменится с «Опубликован» на «Черновик».
  • Активировать - статус сценария изменится с «Черновик» на «Опубликован».
  • Удалить – сценарий будет удален.

Вернуться в меню

Добавление сотрудников на адаптацию

Для того, чтобы добавить сотрудника на адаптацию на странице «Сотрудники на адаптации» нажмите кнопку «Добавить сотрудника»


Откроется форма добавления сотрудника, в которой нужно заполнить поля:

  • ФИО сотрудника – выберите сотрудника из организационной структуры компании,
  • Подразделение – определяется автоматически подразделение, за которым закреплен сотрудник,
  • Дата начала адаптации – укажите дату начала адаптации,
  • Наставник – выберите сотрудника из организационной структуры компании, который будет являться наставником сотрудника на адаптации,
  • Руководитель – определяется автоматически по подразделению, за которым закреплен сотрудник, может быть выбран другой руководитель из оргстуктуры.
  • Сценарий адаптации – выберите из списка подходящий опубликованный сценарий. В списке сценариев Система отображает наиболее подходящие сценарии для выбранного сотрудника вверху списка.

 
Когда все поля будут заполнены, нажмите кнопку «Сохранить». Сотрудник добавлен на адаптацию.

Редактирование карточки сотрудника

Для редактирования карточки сотрудника перейдите в раздел «Сотрудники на адаптации».

Нажмите на иконку контекстного меню у сотрудника, карточку которого нужно отредактировать, и выберите пункт «Редактировать».

В открывшейся форме редактирования внесите необходимую информацию и нажмите кнопку «Сохранить».

Информация по сотруднику обновлена. 

Важно. Редактирование всех полей карточки сотрудника доступно только до даты начала адаптации сотрудника.

Если дата начала адаптации уже наступила, то для редактирования доступны:

  • Наставник;
  • Руководитель.

Удаление карточки сотрудника

Для удаления карточки сотрудника перейдите в раздел «Сотрудники на адаптации».

Далее нажмите на иконку «Гамбургер» у сотрудника, карточку которого нужно удалить и выберите пункт «Удалить».

В появившемся попапе подтверждения удаления карточки сотрудника нажмите «ОК».

Важно. Удаление карточки сотрудника доступно в случае, если дата начала адаптации сотрудника еще не наступила. Если дата начала адаптации сотрудника наступила, то удаление карточки сотрудника не доступно. В данном случае вы можете завершить адаптацию сотрудника и затем удалить запись по инструкции, указанной в разделе. 

Завершение адаптации сотрудника

Для завершения адаптации сотрудника перейдите в раздел «Сотрудники на адаптации», нажмите на иконку «Гамбургер» записи сотрудника, адаптацию которого необходимо завершить, и выберите пункт «Завершить»

В открывшейся форме завершения адаптации укажите:

  • Причину завершения адаптации;
  • Инициатора завершения адаптации;
  • Комментарий – данный комментарий будет отображаться в подразделе «Причины увольнений» в поле «Причина увольнения», если выбранная причина завершения адаптации относится к группе «Уволен».

Важно. Завершение адаптации сотрудника доступно в случае, если процесс адаптации сотрудника начался. 

Вернуться в меню

Просмотр результатов опросов адаптации

Завершение адаптации сотрудника

На странице «Опросы сотрудников на адаптации» можно просмотреть результаты опросов сотрудников на адаптации.

Для того чтобы просмотреть результаты опроса нажмите на поле «Выберите опрос» в секции "Опрос". Откроется список активных опросов адаптации.

После того как выбран опрос доступен просмотр результатов опроса в трёх представлениях:

  • «Вопрос»
  • «Сотрудник»
  • «Диаграмма»

Выберите интересующий вас вопрос, чтобы просмотреть перечень ответов на него. 

Вернуться в меню

ДОбавление отсутствий сотрудников на адаптации

Для добавления отсутствия сотрудника перейдите в его карточку адаптации.

В блоке «Отсутствия сотрудника» нажмите кнопку «Управление». В открывшейся форме добавления отсутствиями заполнит следующие поля:

  • Начало отсутствия;
  • Окончание отсутствия;
  • Причина – укажите причину отсутствия.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Редактирование отсутствия сотрудников на адаптации

Для редактирования отсутствия сотрудника перейдите в его карточку адаптации.

В блоке «Отсутствия сотрудника» нажмите кнопку «Управление». В открывшейся форме нажмите на иконку "Карандаш" и внесите необходимые корректировки.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Удаление отсутствия сотрудников на адаптации

Для удаления отсутствия сотрудника перейдите в его карточку адаптации.

В блоке «Отсутствия сотрудника» нажмите кнопку «Управление». В открывшейся форме нажмите на крестик.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Вернуться в меню

База знаний

Для упрощения поиска информации сотрудниками в процессе адаптации предусмотрен чат-бот Buddy, который может отвечать на типовые вопросы пользователей.

Чтобы подготовить перечень таких вопросов и просмотреть вопросы, ответ на которые не был найден, перейдите в раздел "База знаний".

Раздел состоит из подразделов:
  • Часто задаваемые вопросы
  • Вопросы сотрудников

Создание ключевых слов и ответов чат-бота на часто задаваемые вопросы сотрудников

В подразделе "Часто задаваемые вопросы" ведется управление ключевыми словами, вопросами и ответами на них, которые поступают в чат-бот. Ответ на вопрос зависит от города, должности и подразделения пользователя, который задал вопрос, поэтому при создании ответа на вопрос необходимо указывать город, должность и подразделение, к которым он относится.

Для добавления нового ключевого слова нажмите на кнопку «Добавить ключевые слова». Заполните следующие поля:

  • Часто задаваемые вопросы - установите активный переключатель, если хотите, чтобы данный вопрос выводился для сотрудников в чат-боте при вызове списка часто задаваемых вопросов.
  • Вопрос - отображаемый в чат-боте вопрос.
  • Ключевые слова - перечень ключевых слов, которые соответствуют конкретному вопросу. Введите слово или фразу и введите Enter.
  • Ответ - текст ответа, который будет отправлен в чат-бот сотрудника после нажатия на кнопку с определенным вопросом или получения сообщения от сотрудника, которое содержит поставленное в соответствие вопросу ключевое слово.
  • Город - выбор значения из справочника городов.
  • Подразделение - выбор значения из справочника подразделений.
  • Должность - выбор значения из справочника должностей.

Нажмите кнопку «Сохранить»

Просмотр списка входящих вопросов от сотрудников

В разделе "Вопросы сотрудников" сохраняются все сообщения, отправленные сотрудниками в чат-боте, на которые не были найдены совпадения с имеющимися в базе системы ключевыми словами.

Форма списка вопросов состоит из полей:

  • Вопрос – сообщение, отправленное сотрудником;
  • Сотрудник - сотрудник, отправивший сообщение. Ссылка на профиль сотрудника.

Вы можете использовать данные вопросы для создания ответов чат-бота и таким образом усовершенствовать его.

Вернуться в меню

Для администратора

Настройка причин завершения адаптации

Пользователь с правами «Администратор» может редактировать, удалять и добавлять дополнительные причины завершения адаптации.

Для настройки причин завершения адаптации перейдите в Административную часть Портала: Контент – Highload-блоки


Каждая причина завершения адаптации должна относиться к одной из групп причин завершения адаптации.


По умолчанию (системные записи) доступно три группы причин завершения адаптации:

  • Уволен;
  • Другая;
  • Адаптация пройдена.
Сотрудники, у которых адаптация была завершена по причине, которая относится к группе «Уволен» будут отображаться в подразделе «Причины увольнений».

Сотрудники, у которых адаптация была завершена по причине, которая относится к группе «Адаптация пройдена» будут отображаться в подразделе «Графики» в блоке «Прошло адаптацию». Их адаптация будет считаться успешно пройденной.

Добавление группы причин завершения адаптации

Для добавления группы причин завершения перейдите в Административную часть Портала: Контент – Highload-блоки – Адаптации: Группа причин завершения. Нажмите кнопку «Добавить запись».

Группа причин завершения адаптации добавлена.

Редактирование группы причин завершения адаптации

Для редактирования группы причин завершения адаптации перейдите в Административную часть Портала: Контент – Highload-блоки – Адаптации: Группа причин завершения.

Нажмите на иконку «Гамбургер» и выберите пункт «Изменить» 

Добавление инициатора завершения адаптации

Для добавления инициатора завершения адаптации перейдите в Административную часть Портала: Контент – Highload-блоки – Адаптации: Инициаторы завершения.

Нажмите кнопку «Добавить запись».

Добавление причины завершения адаптации

Для добавления причины завершения адаптации перейдите в Административную часть Портала: Контент – Highload-блоки – Адаптации: Причины завершения.

Нажмите кнопку «Добавить запись». 

Просмотр завершенных процессов адаптации в административной части портала

Администратор Системы может просматривать список всех завершенных процессов адаптации.

Для просмотра завершенных процессов перейдите в Административную часть Системы: Контент – Highload-блоки – Адаптации: Завершение процессов  

Вернуться в меню
Быстро с1С-Битрикс
Сообщить о нарушении