Руководство по работе с порталом K-TEAM.

Модуль Целеполагание и KPI

Для перехода к просмотру и созданию целей, в боковом меню портала выберите пункт Цели и KPI. В открывшемся разделе доступны вкладки:

• Мои цели - список целей, для которых вы являетесь владельцем.
• Мои процессы - список бизнес-процессов с заданиями по процессу целеполагания, где вы являетесь ответственным исполнителем.

ШАГ 1:

Чтобы добавить новую цель, перейдите во вкладку Мои цели и нажмите на кнопку Добавить цели.

ШАГ2:

В открывшейся вкладке заполните следующие поля:

• Владелец – сотрудник, которому назначается данная карта целей;
• Период – отчетный период, в течение которого владелец карты должен выполнить поставленные цели;
• Целевой показатель – список групп целей, которые вы можете выбрать в рамках данной карты целей. 

Автоматически будут заполнены поля:

• Согласующий руководитель - непосредственный руководитель, который будет согласовывать и утверждать карту целей.
• Год - год отчетного периода.
• Период - наименование отчетного периода, к которому привязывается карта. 

Для добавления корпоративного показателя в карту, нажмите рядом с группой показателей кнопку Выбрать. Отобразится список доступных целевых показателей в группе. Нажмите на необходимый показатель. Показатель добавится в группу корпоративных целей и отобразится в карте. 

Для добавления индивидуального показателя, нажмите на кнопку Добавить показатель рядом с группой показателей Индивидуальные цели. В появившемся окне введите поля:

• Название показателя - наименование цели; обязательное поле;
• Описание - описание цели; необязательное поле. 

Индивидуальный показатель отобразится в группе индивидуальных показателей в карте целей.

Заполните основные значения для корпоративных показателей карты целей:

•  Вес - весовой коэффициент цели: значение в пределах от 10 до 100;
•  План - плановое значение, которое должно быть обеспечено по результатам выполнения цели.

Заполните основные значения для индивидуальных показателей карты целей:

• Вес - весовой коэффициент цели: значение в пределах от 10 до 100;
• План - плановое значение, которое должно быть обеспечено по результатам выполнения цели.
• Тип - «прямой» (чем больше, тем лучше) или «обратный» (чем меньше, тем лучше) показатель;
• Единицы измерения - выбор единиц, в которых будет измеряться план и факт показателя. 

После заполнения значений показателей, нажмите кнопку Сохранить.

После сохранения карты целей, подробная информация будет доступна на странице карты целей. 

Описание полей карты целевых показателей

Описание полей представлены в виде таблицы, которая описана полями:

• Наименование поля - наименование показателя.
• Описание - описание показателя.
• Значение - тип значения для показателя.
• Редактируемое - можно ли вносить изменения в значение.

Обратите внимание: возле некоторых показателей целей отображается цветовая индикация: 

• Красный индикатор - критичный показатель. При недостижении, будут обнулены результаты по всей карте целей.
• Желтый индикатор - критичный показатель. При недостижении, будут обнулены результаты по группе целей. 

Для настройки колонок таблицы целевых показателей кликните по иконке Шестеренка в левом углу таблицы.

В открывшемся окне выберите колонки, которые необходимо скрыть из таблицы, нажмите на кнопку Применить.

Нажмите кнопку Сохранить.

Обновленный состав колонок отобразится в таблице показателей.

После создания и сохранения карты целей, информация о карте отобразится на странице Мои цели со статусом Постановка целей.

В списке целей доступны поля:

• Карта целей - название карты целей; по клику осуществляется переход на страницу карты целей.
• Период - отчетный период для которого создана карта целей.
• Владелец - сотрудник, на которого назначена карта целей.
• Ответственный - ответственный исполнитель, на котором находится задание по карте целей.
• Дедлайн - крайний срок выполнения задания по карте целей.
• Статус - текущий статус, в котором находится карта. 

Для настройки колонок в таблице, нажмите иконку Шестеренка в левом углу таблицы. В открывшемся окне выберите те колонки, которые необходимо скрыть из таблицы. Нажмите Применить чтобы сохранить выбранный состав колонок

В списке Мои цели доступен фильтр по параметрам:

• Год - год отчетного периода.
• Период - отчетный период.
• Статус - по умолчанию, отображаются карты целей в статусах: Постановка целей, Согласование, Доп.согласование, Работа с целями, Утверждение, Доп.согласование (итог), Ознакомление. Статусы Утверждено и Закрыто (карта закрыта администратором принудительно) - доступны для выбора в поле Статус.

При значениях поля Статус:

• Постановка целей.
• Согласование,

Для этого в карте целей необходимо нажать на иконку Карандаш.

В появившейся вкладке отредактируйте необходимые доступные значения показателей и нажмите кнопку Сохранить.
Значения в карте будут обновлены. 

ШАГ 1:

Для отправки карты на согласование руководителю нажмите кнопку На согласование под таблицей с целевыми показателями.

ШАГ 2:

В открывшемся окне подтверждения действия при необходимости добавьте комментарий и приложите сопроводительные документы.
Нажмите кнопку Отправить.
Внесенный комментарий и приложенный документ отобразятся в блоке Комментарии. 

После отправки, карта будет переведена в статус Согласование.
Ответственному согласующему руководителю будет доступен просмотр и редактирование карты с возможностями:

• Согласовать - подтвердить значения целевых показателей.
• На доработку - вернуть карту на доработку владельцу.
• На доп.согласовани - отправить карту дополнительному согласующему.

В статусах Работа с целями, Утверждение у сотрудника есть возможность отредактировать значения для целевых показателей и внести факт по каждому показателю.
Для внесения фактических значений результатов по выполнению целей перейдите на страницу карты целей и нажмите на иконку Карандаш.
Внесите фактические значения по показателям и нажмите кнопку Сохранить.

В карте целевых показателей отобразится информация о внесенном факте, а также будут рассчитаны показатели достижений по целям:

• Успех% - достижение по показателю с учетом внесенного факта и ранее установленного плана. Рассчитывается в процентном соотношении.
• Коэффициент - числовой эквивалент показателя Успех%.
• Итого (столбец) - итоговый результат достижения по показателю, с учетом факта, плана и веса по показателю.
• Итого (строка) -итоговый показатель по всей карте целей.

Для отправки карты целей с внесенным фактом на утверждение согласующему руководителю, нажмите кнопку На утверждение под таблицей с целевыми показателями.

Карта будет переведена в статус Утверждение и доступна согласующему руководителю для просмотра и редактирования со следующими возможностями:

Согласовать - подтвердить значения целевых показателей.
На доработку - вернуть карту на доработку владельцу.
На доп.согласование - отправить карту дополнительному согласующему.

После успешного согласования значений показателей, карта целей перейдет в статус Ознакомление. 

После утверждения карты целей согласующим руководителем, карта будет переведена в статус Ознакомление и доступна сотруднику для ознакомления с результатами утверждения.

Для выгрузки карты целей в формате таблицы excel, нажмите на иконку Скачать в правом верхнем углу.

Файл будет скачан на ваше локальное устройство. Карта будет переведена в статус Утверждена и доступна для просмотра в списке Мои цели.

Для отображения заданий по картам целей, у сотрудников доступен раздел Мои процессы.

Раздел содержит информацию: 

• Карта целей - наименование карты целей, по которой необходимо выполнить задание;
• Задания - ссылка для раскрытия доступных действий по заданию;
• Владелец - владелец карты целей;
• Статус - статус, в котором находится карта в текущий момент;
• Кнопки действий, согласно статусной модели;
• Кнопка Посмотреть цели - переход на детальную страницу карты целей. 

Для того, чтобы приступить к заданию, нажмите ссылку Приступить возле необходимой карты целей.
Откроется список доступных действий по карте.

Откроется список доступных действий по карте. Для перехода и просмотра карты целей, нажмите на ссылку Посмотреть цели.

На детальной странице целей под таблицей целевых показателей доступны кнопки возможных действий по карте:

• Согласовать / Утвердить - подтвердить значения целевых показателей.
• На доработку - вернуть карту на доработку владельцу.
• На доп.согласование - отправить карту дополнительному согласующему.

Для согласующего руководителя доступно редактирование карты целей сотрудника. Для этого нажмите на иконку Карандаш в верхнем правом углу экрана.

В открывшейся вкладке отредактируйте доступные значения показателей и нажмите кнопку Сохранить для сохранения новых значений.

Информация по всем внесенным изменениям будет доступна для просмотра в блоке История изменений на детальной странице карты целей.

Работа с модулем Целеполагания и KPI предполагается для групп пользователей.

Чтобы предоставить доступ к целям групп пользователей для пользователей с ролью «HR», необходимо настроить привязку к подразделениям или группам пользователей.

Для этого авторизуйтесь под учетной записью с правами «Администратор KPI», перейдите в Административную часть портала: Korus – K-Team. Целеполагание и KPI – Назначение HR для групп пользователей (см. Рисунок 1).

В открывшейся форме заполните следующие поля:

• Ответственный HR – выберите пользователя из группы «HR подразделения», которому необходимо предоставить доступ к целям группы;
• Группа пользователей – подразделение или группа пользователей, которая будет привязана к указанному HR. 

Нажмите на кнопку «Сохранить».
При создании целей, для указанного HR в списке доступных владельцев будут отображаться пользователи из привязанной группы.

Для того, чтобы сотруднику было доступно создание целей на Портале, необходимо привязать данного сотрудника к типу премирования.

В системе созданы типы премирования:

• Годовая;
• Квартальная;
• Полугодовая;
• Месяц.

Расчет итогового % выполнения целей карты задач происходит по формуле:
Расчет итогового % или коэффициента выполнения целей карты происходит по формуле:

Итоговый % выполнения Всех KPI =
(вес KPI 1*Успех% KPI 1) + (вес KPI 2*Успех% KPI 2) + … + (вес KPI n*Успех% KPI n) 

В расчете участвуют следующие параметры показателя

• Расчет итога по показателю
• Вес
• План
• Факт
• Успех% (расчетная величина)
• Для прямых показателей: Успех% = Факт/План
• Для обратных показателей: Успех % = План/Факт
• Итог = Успех%*Вес

«Итого» отображает итоговый результат выполнения:

• «Итого» = сумма значений из поля «Итог» (Успех%*Вес) по каждой цели.

 
Пороговые значения и проверки, учитываемые в модуле при заполнении и подведении итогов:

• Минимальный вес KPI – предустановленное значение 10. Проверка производится при редактировании карты, в случае указания веса менее 10 для показателя отображается ошибка при попытке сохранения.
• Суммарный вес в карте KPI должен быть равен 100. Проверка осуществляется при отправке карты на согласование.
• Максимальные % выполнения – максимальное значение, при превышении которого отображается ошибка при сохранении карты на этапе заполнения факта
• Минимальный порог цели – минимальное фактическое значение при недостижении которого итог по карте может быть обнулен. 

Для просмотра и редактирования справочника перейдите в Административную часть Системы: Контент – KPI – Единицы измерения.

Для создания новой единицы измерения нажмите «Добавить элемент». В форме создания заполните следующие поля 

• Активность – признак активности элемента. Если значение параметра определено, то запись об элементе является активной;
• Название – название единицы измерения.  

Нажмите на кнопку Сохранить.
Новая единица измерения будет добавлена в справочник. 

Для просмотра и редактирования справочника перейдите в Административную часть Системы: Контент – KPI – Отчетные периоды

Для создания нового периода нажмите «Добавить элемент». В форме создания заполните поля во вкладке «Отчетный период:

Активность – признак активности элемента. Если значение параметра определено, то запись об элементе является активной;

• Название - наименование отчетного периода. Поле является обязательным для заполнения;
• Год - календарный год в формате «гггг», к которому относится отчётный период (например, 2025). Поле является обязательным для заполнения;
• Начало периода – дата начала отчетного периода. Поле является обязательным для заполнения;
• Максимальный % - верхнее пороговое значение результата выполнения корпоративных и индивидуальных целей в рамках данного периода, которое устанавливается в зависимости от периода (Год/Полугодие/Квартал/Месяц);
• Крайний срок внесения плана – дата завершения этапа постановки плановых значений целей;
• Крайний срок согласования плана - дата завершения этапа согласования плановых значений целей;
• Крайний срок внесения факта - дата завершения этапа внесения фактических значений результатов реализации целей;
• Крайний срок согласования факта - дата завершения этапа согласования фактических значений результатов реализации целей;
• Крайний срок ознакомления - дата завершения этапа ознакомления с результатами выполнения целей;
• Количество дней на доп. согласование - количество рабочих дней для выполнения задания по дополнительному согласованию плановых значений целей, а также по дополнительному согласованию результатов выполнения целей;
• Статус – статус отчетного периода. В системе определены следующие статусы:
• Не установлено – значение не определено;
• Не начат – отчетный период еще не начат. Данное значение устанавливается по умолчанию для всех новых периодов;
• Не завершен – отчетный период еще не подошел к концу;
• Завершен – отчётный период завершен.
• Период планирования — связка отчетного периода с бонусным типом. 

Нажмите на кнопку «Сохранить».

Новый отчетный период будет добавлен в справочник. 

Для просмотра и редактирования справочника перейдите в Административную часть Системы: Контент – KPI – Тип премирования.

Для создания нового типа премирования нажмите Добавить элемент. В форме создания заполните поля во вкладке Параметры:

• Название - название типа премирования. Поле является обязательным для заполнения.

Создание новой группы целей в справочнике «Цели KPI»

Для создания новой группы целей перейдите в Административную часть Системы: Контент – KPI – Цели KPI, и нажмите кнопку Добавить раздел.

В открывшейся форме заполните поля:

• Название (вкладка «вид показателей);
• Вес по умолчанию (вкладка «Доп.поля») — данный вес по умолчанию будет распространятся на все показатели группы;
• Единицы измерения по умолчанию (вкладка «Доп.поля») — данные единицы измерения по умолчанию будут распространятся на все показатели группы;
• Минимальный порог группы целей (%) (вкладка «Доп.поля») — минимальный порог будет установлен для всех показателей группы целей. 

Нажмите кнопку «Сохранить».
Новая группа корпоративных целей будет добавлена в справочник. 

Создание целевого показателя

ШАГ 1:

Для создания нового целевого показателя перейдите в Административную часть Системы: Контент – KPI – Цели KPI — необходимая группа.
Нажмите «Добавить элемент».

ШАГ 2:

В форме создания заполните поля во вкладке «Параметры»:

• Название – название целевого показателя. Поле является обязательным для заполнения;
• Единицы измерения – единицы измерения цели. Перечень значений определяется перечнем элементов справочника «Единицы измерения» (см. 3.1);
• Тип – тип цели (Прямой или Обратный); Прямой показатель (чем больше, тем лучше) рассчитывается по формуле: факт/план*100%. Обратный показатель (чем меньше, тем лучше) рассчитывается по формуле: план/факт*100%
• Вес - вес показателя в карте целей;
• План - плановое значение показателя по умолчанию. Значение может быть изменено в публичной части при формировании карты целей;
• По умолчанию – если данный признак активен, то цель автоматически будет включена во все создаваемые карты целей. Если признак не отмечен, то цель доступна для выбора из справочника при создании и редактировании карты целей;
• Запретить ввод значений меньше минимального порога – если данный признак определен, то при вводе фактических показателей целей Администратором системы будет проводиться проверка на соответствие минимальному порогу цели (%);
• Минимальный порог цели (%) – минимальный порог фактического значения цели. Параметр активен, если активен признак «Запретить ввод значений меньше минимального порога». При попытке ввода значения меньше порогового, пользователю будет отображаться ошибка.

Нажмите на кнопку «Сохранить».
Новый целевой показатель будет добавлен в группу корпоративных целей. 

Справочник Индивидуальные цели предназначен для хранения индивидуальных целей сотрудников, созданных в картах целей. Наполнение справочника Индивидуальные цели происходит по мере добавления индивидуальных целей в карты целей сотрудников.
Добавление индивидуальных целей осуществляется в публичной части при редактировании карты целей в форме создания индивидуальной цели.
Для дополнительной настройки справочника Индивидуальные цели перейдите в Административную часть Системы: Контент – KPI – Цели KPI.
В контекстном меню справочника Индивидуальные цели выберите Изменить. В форме редактирования во вкладке «Параметры» заполните следующие поля:

• Тип – тип цели (Прямой или Обратный). Прямой показатель (чем больше, тем лучше) рассчитывается по формуле: факт/план*100%. Обратный показатель (чем меньше, тем лучше) рассчитывается по формуле: план/факт*100%
• Вес - вес показателя в карте целей;
• План - плановое значение показателя по умолчанию. Значение может быть изменено в публичной части при формировании карты целей;
• По умолчанию – если данный признак активен, то цель автоматически будет включена во все создаваемые карты целей. Если признак не отмечен, то цель доступна для выбора из справочника при создании и редактировании карты целей;
• Запретить ввод значений меньше минимального порога – если данный признак определен, то при вводе фактических показателей целей Администратором системы будет проводиться проверка на соответствие минимальному порогу цели (%).
• Минимальный порог цели (%) – минимальный порог фактического значения цели. Параметр активен, если активен признак «Запретить ввод значений меньше минимального порога». При попытке ввода значения меньше порогового, пользователю будет отображаться ошибка.

Функция удаления элементов справочников «Отчетные периоды» и «Цели KPI» доступна для новых записей справочников, которые не используются в картах целей сотрудников:

• Отчетный период может быть удален, если на основании него не созданы карты целей сотрудников.
• Корпоративная цель / Индивидуальная цель может быть удалена, если она не добавлена в карту целей сотрудника.

Чтобы ограничить число доступных целей для включения в карту целей (например, разрешить пользователю включать не более 10 целей в карту), перейдите в Настройки — Настройки продукта — Настройки модулей — K-Team. KPI.

На открывшейся странице в поле «Количество целей доступных для добавления в карту» установите необходимое значение и нажмите кнопку Сохранить.

По умолчанию, значение в поле отсутствует — количество целей в карте не ограничено для добавления.

Чтобы добавление факта было доступно только для сотрудников с ролью Администратор KPI или Администратор, необходимо активировать чекбокс «Разрешить редактировать факт только администратору».
Для этого перейдите в Настройки — Настройки продукта — Настройки модулей — K-Team. KPI.
На открывшейся странице поставьте галочку активности в чекбокс «Разрешить редактировать факт только администратору» и нажмите кнопку Сохранить.

По умолчанию, значение в поле отсутствует — факт разрешено вносить всем сотрудникам портала. 

Чтобы сделать обязательным приложение сопроводительной документации при отправке факта на утверждение, необходимо активировать чекбокс «Запрашивать документ при отправке целей на утверждение».
Для этого перейдите в Настройки — Настройки продукта — Настройки модулей — K-Team. KPI.
На открывшейся странице поставьте галочку активности в чекбокс «Запрашивать документ при отправке целей на утверждение» и нажмите кнопку Сохранить.
По умолчанию, значение в поле отсутствует — при отправке факта на утверждение согласующему руководителю, система не будет запрашивать обязательно приложить документы. 

Чтобы создание карт целей было доступно для сотрудников без непосредственных руководителей, необходимо активировать чекбокс «Разрешать создавать карты для сотрудников без руководителя».

Для этого перейдите в Настройки — Настройки продукта — Настройки модулей — K-Team. KPI.

На открывшейся странице поставьте галочку активности в чекбокс «Разрешать создавать карты для сотрудников без руководителя» и нажмите кнопку Сохранить.

По умолчанию, значение в поле активно — создание карт целей для сотрудников без руководителя разрешено. В качестве согласующего руководителя будет подтягиваться руководитель вышестоящего подразделения. 

Для редактирования карты целей сотрудника нажмите по названию карты целей в списке целей. Откроется форма редактирования карты

В форме редактирования карты целей измените параметры целей.
Нажмите кнопку «Сохранить».  
Значения будут сохранены в карте целей сотрудника.

Данная функция позволяет перевести карту целей сотрудника в статус «Закрыто» на текущем шаге бизнес-процесса. Принудительное закрытие может применяться в случаях:

• Увольнения сотрудника;
• Перевода сотрудника на другой тип премирования в связи с изменением должности или подразделения и заведения карты в рамках другого отчетного периода;
• Иных случаях, когда сотрудник не может продолжить выполнение целей в данном отчетном периоде (Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком, длительная болезнь).

Либо перейдите на страницу просмотра карты и нажмите кнопку Принудительно закрыть.

чтобы удалить карту целей, в списке «Цели компании» нажмите на иконку контекстного меню рядом с картой, которую необходимо удалить и нажмите опцию «Удалить».

Либо перейдите на страницу просмотра карты и нажмите на кнопку с иконкой «Корзина»

Чтобы запустить процесс массового формирования целей сотрудников:

1. Убедитесь, что у пользователей, на которых необходимо сгенерировать цели, заполнено поле «Тип бонуса»
2. Создайте отчетный период с видом «Периода планирования», соответствующему «Типу бонуса» сотрудников, на которых должны быть созданы цели:
• При выборе периода планирования «Квартал», цели будут созданы на всех пользователей с типом бонуса «Квартальная»;
• При выборе периода планирования «Полугодие», цели будут созданы на всех пользователей с типом бонуса «Полугодовая»;
• При выборе периода планирования «Год», цели будут созданы на всех пользователей с типом бонуса «Годовая»;
• При выборе периода планирования «Месяц», цели будут созданы на всех пользователей с типом бонуса «Месяц».
3. Установите текущую дату в поле «Начало периода» или будущую дату, если требуется отложенный запуск процесса создания целей.
4. Создайте, как минимум, одну обязательную корпоративную цель – корпоративную цель с отмеченным чекбоксом «по умолчанию»;
5. Если процесс создания целей должен быть запущен в текущий день, проверьте настроенное точное время запуска в агенте в Административной части: Настройки - Настройки продукта – Агенты.
6. В списке агентов в фильтре выберите поиск по параметру «Имя агента» и введите в строку поиска название функции агента: «Korus\Kpi\Agent\AddCard::run();»
7. Нажмите «Найти».
8. В контекстном меню найденного агента выберите «Изменить».
9. В форме редактирования агента проверьте Дату и время следующего запуска процесса в соответствующем поле. При необходимости изменить расписание (дату и точное время) запуска процесса массового создания карт целей, установите нужную дату и время следующего запуска в соответствующем поле. Нажмите «Сохранить».

Шаг 1:

Подготовить файл загрузки в формате .CSV
Для этого можете заполнить файл типа .XLS (excel) и при его сохранении выбрать формат .CSV (разделитель – запятая).
Формат таблицы для загрузки фактических значений по целям предполагает наличие трех столбцов:

• Collaborator code - используется для определения сотрудника, которому загружаем факт.
• Collaborator code доступен в учетной системе, либо в карточке сотрудника в Административной части системы: Настройки – Список пользователей, поле «Код сотрудника».

Шаг 2: 

• ID цели - сопоставляем с целью, в которую загружаем Результат

Для просмотра ID цели перейдите в Административную часть Системы: Контент – Цели KPI – Финансовые цели. Выберите нужный тип цели и саму цель, откройте ее на редактирование.

В открывшемся окне редактирования цели доступен ее ID. ID цели может быть одинаковым для всех периодов. В случае загрузки фактических значений по целям для нового периода, ранее загруженные значения не будут изменены.

Шаг 3:

• Результат - значение выполнения цели сотрудником, которое будет выводиться в карточке целей.

• Карта целей для сотрудника __ не существует;
• Показатель _ в карте целей сотрудника _ не существует;