Руководство по работе с порталом K-TEAM.

Модуль База Знаний

Корпоративный портал

База знаний предназначена для создания, централизованного хранения и поиска информации, файлов и материалов на Портале, работы с глоссарием и созданием рассылок по материалам.

Быстрая навигация по документу

Для Администратора

Управление группами пользователей

Назначение ролей производится пользователем с ролью Администратор или Выпускающий редактор.

ШАГ 1

В меню раздела База знаний нажмите кнопку Ещё - Управление доступом.

В блоке Распределение прав добавьте сотрудников в соответствии с их ролями. Для этого в поле введите первые четыре буквы фамилии сотрудника, Система предложит подходящие варианты. Нажмите кнопку Сохранить.

Важно
После создания пользователя с ролью Выпускающий редактор, пользователь с ролью администратор утрачивает полный доступ к Базе знаний. Для предоставления Администратору такой возможности, следует включить пользователя с данной ролью в список Выпускающие редакторы.

Выпускающие редакторы — полный доступ на управление Базой знаний.
Тематические редакторы — доступ на управление статьями в своих разделах и согласование статей.
Авторы — доступ на создание, редактирование и удаление статей.

Вернуться в меню

Для Контент-Редактора

Создание, редактирование и удаление разделов и подразделов

Разделы верхнего уровня и подразделы доступны в левом меню Базы знаний.

Создание, редактирование и удаление верхнеуровневого раздела доступно пользователям с ролью:

  • «Администратор»;
  • «Выпускающий редактор».

Создание, редактирование и удаление подраздела доступно пользователям с ролью:

  • Администратор;
  • Выпускающий редактор;
  • Тематический редактор.

ШАГ 1

В меню раздела База знаний нажмите пункт меню Создать раздел.

ШАГ 2

В появившейся форме добавления раздела укажите:
Название;
Родительский раздел – если создаваемый раздел будет подразделом.
Тематический редактор – сотрудник, согласующий и публикующий статьи по данному разделу. Выбор из списка сотрудников.
Заместитель тематического редактора - замещающий сотрудник тематического редактора. Выбор из списка сотрудников.
Сортировка.
Нажмите кнопку Сохранить.

Важно
Новый раздел появится в Публичной части раздела База знаний только после того, как в нём будет опубликована хотя бы одна статья. Пустые разделы не отображаются в публичной части Базы знаний, но доступны в меню Мои разделы.

Редактирование Раздела и подраздела

Для редактирования раздела перейдите в разделМои разделы, выберите необходимый раздел и нажмите Редактировать раздел.

В открывшейся форме редактирования внесите необходимую информацию и нажмите кнопку Сохранить.

Удаление Раздела

Для удаления раздела выберите пункт меню Мои разделы. Нажмите Удалить раздел.

Важно
Удалить можно только раздел, который не содержит статей.
Перед удалением раздела необходимо сначала удалить или перенести статьи из данного раздела.

Вернуться в меню

Создание, редактирование и публикация статьи

Создание, редактирование и удаление статей доступно пользователям с ролью:

  • Автор.
  • Выпускающий редактор.
  • Тематический редактор.
  • Администратор.

ШАГ 1

Для создания статьи перейдите в подраздел Создать статью, выберите тип статьи.

Важно
Добавить или отредактировать тип статьи (шаблон статьи) возможно только с помощью разработчика.

ШАГ 2

В зависимости от выбранного типа статьи заполните необходимые поля:

  • Заголовок статьи.
  • Раздел - выберите раздел, в котором будет размещена статья.
  • Теги - начните вводить название тега. Если такой тег уже существует, выберите его из выпадающего списка. Если такого тега нет, укажите его название в строке. Несколько тегов перечислите через запятую.
  • Анонс - краткое описание содержания статьи.
  • Текст - полное содержание статьи.
  • Картинка для анонса.
  • Галерея - загрузите файлы, которые будут помещены в текст статьи.
  • Материалы - загрузите файлы, которые будет доступны для скачивания.

Загрузка изображений доступна в поле Текст.


Загрузка изображений возможна следующими способами:

1. Из буфера обмена (с использованием программы для скриншотов);

2. В виде ссылок на файлы (добавление URL изображения из Интернета).

Чтобы отредактировать размер картинки в режиме редактирования статьи нажмите правой кнопкой мыши на картинку и выберите Редактировать изображение.

Уберите галочку Не указывать размер и укажите нужный размер для картинки. Нажмите Сохранить.

Важно
Не рекомендуется загружать изображения в формате base64. Данный формат приводит к значительному увеличению объема данных в статье, что, в свою очередь, вызывает повышенную нагрузку на оперативную память устройств конечных пользователей, в результате чего может наблюдаться замедление работы Системы.

Рекомендуем оптимизировать загружаемые изображения, т.е. перед загрузкой убедиться, что изображения имеют оптимальный размер и разрешение.

ШАГ 3

Нажмите Сохранить черновик. Статья сохранена в черновике, еще не опубликована.

Открыт черновик статьи. На этом этапе вы можете отредактировать черновик, добавить соавторов статьи, отправить статью на согласование.

Чтобы отправить статью на согласование нажмите Отправить на согласование, статья будет отправлена на согласование Тематическому редактору раздела.

Важно
Если у раздела не назначен Тематический редактор, статья буден направлена на согласование Выпускающему редактору раздела База знаний.

Все ваши статьи, в том числе черновики, будут доступны в разделе Мои статьи.

Перемещение статьи в архив

В случае, если статья утратила актуальность, Автор статьи может переместить ее в Архив.

Откройте статью, которую нужно поместить в архив, справа нажмите на пиктограмму Архив.

Перемещенные в Архив статьи не будут видны в разделе База знаний.

Важно
Перемещенные в Архив статьи вернуть в опубликованные нельзя.

Вернуться в меню

Согласование статьи редактором

ШАГ 1:

После отправки статьи на согласование, Тематическому редактору раздела поступит уведомление в Центр уведомлений портала.

ШАГ 2:

Из уведомления можно перейти к списку заданий, кликнув по ссылке Перейти к списку Бизнес-процессов. Откроется список всех статей, которые требуют вашего согласования.

ШАГ 3:

Для выполнения задания нажмите Приступить. Откроется окно согласования статьи.

Для просмотра статьи нажмите «Перейти к документу». Откроется окно статьи, там же вы сможете самостоятельно ее отредактировать.

Вы можете добавить дополнительных согласующих в полях: 

  • Дополнительные согласующие. Начните вводить Фамилию сотрудника и выберите из выпадающего списка;
  • И/или группу согласующих.
При необходимости добавьте комментарий в поле Комментарий.

В случае согласования статьи нажмите Согласовать. После этого действия статья будет опубликована (если отсутствуют дополнительные согласующие) или задание на согласование будет передано дополнительным согласующим.

В случае необходимости скорректировать статью Автором введите комментарий и нажмите Отклонить. Автору поступит уведомление с комментарием редактора, статья не будет опубликована. 

Вернуться в меню

Формирование группы согласующих

Формирование группы согласующих доступно сотруднику с ролью:

  • Администратор;
  • Выпускающий редактор.

Перейдите в пункт меню «Группы согласующих», нажмите кнопку Добавить группу.

Заполните следующие поля:

  • Название группы;
  • Согласующие – укажите сотрудников, которые будут входит в группу;
Нажмите Сохранить.

Важно
Согласующими могут быть только сотрудники, являющиеся Тематическими редакторами и Выпускающими редакторами.

Вернуться в меню

Редактирование процесса согласования

Редактировать бизнес-процесс может пользователь с ролью

  • Администратор;
  • Выпускающий редактор.

ШАГ 1:

Бизнес-процесс согласования статьи реализован на базе стандартной функциональности продукта "1С-Битрикс: Enterprise" "Бизнес-процессы"

Чтобы отредактировать бизнес-процесс в меню раздела База знаний нажмите кнопку Ещё - Управление доступом.

ШАГ 2:

На странице Управление доступом нажмите кнопку Редактировать бизнес-процесс 

ШАГ 3:

Внесите изменения в конструкторе бизнес-процессов, нажмите Сохранить. 

Важно
Некоторые параметры действий задаются через PHP-код. Для внесения изменений в данные действия рекомендуем обратиться в техническую поддержку.

Вернуться в меню

Глоссарий

Создание, Добавление и редактирование списка терминов в Глоссарии должно быть доступно сотруднику с ролью:

  • Администратор;
  • Выпускающий редактор;
  • Тематический редактор.

Добавление терминов

ШАГ 1

Чтобы добавить термин, в разделе Глоссарий кликните по кнопке Добавить термин.

ШАГ 2

Откроется попап добавления термина.

Заполните поля формы добавления терминов:

  • Название термина — введите название термина.
  • Описание термина — введите описание термина.
  • Синонимы — введите синонимы термина через запятую.
  • Отображение термина — возможность отображать или не отображать термин на странице Глоссария. Скрытый термин будет доступен для просмотра только пользователям с ролью Администратор и Выпускающий редактор.

Нажмите кнопку Сохранить.

Редактирование терминов

Чтобы отредактировать термин и выберите нужный термин, нажмите иконку карандаш.

Внесите нужные изменения в форму редактирования и нажмите кнопку Сохранить.

Скрытие видимости терминов

Чтобы скрыть видимость термина нажмите иконку глаз — термин будет отображаться только для пользователей с ролью Выпускающий редактор, Администратор и Тематический редактор.

Удаление термина

Чтобы удалить термин, нажните иконку корзина в карточке термина. Подтвердите действие в окне подтверждения действия. Термин будет удален из Системы.

Вернуться в меню

Рассылка дайджеста

Создание группы рассылки

Чтобы создать группу рассылки дайджеста в меню раздела База знаний выберите пункт Рассылки и нажмите кнопку Добавить рассылку.

Заполните следующие поля:

  • Название рассылки.
  • Рассылка дайджеста (чекбокс).
  • Подразделения – укажите какие подразделения должны получать рассылку.
  • Должность – если необходимо отправлять рассылку только сотрудникам с определенной должностью заполните это поле.
  • Раздел WIKI – укажите статьи какого раздела должен отображать дайджест (если это необходимо).
Для добавления новой группы нажмите Добавить группу.

Нажмите Сохранить.

Управление дайджестом

Перейдите в подраздел Управление доступом.
В блоке Управление агентом дайджеста включите агент дайджеста (проставьте чекбокс включен) и укажите следующие значения:

  • Следующий запуск – укажите дату и время
  • Дельта дней в дайджесте – укажите с какой периодичностью должен формироваться дайджест.
Нажмите Сохранить изменения.

Вернуться в меню
Быстро с1С-Битрикс
Сообщить о нарушении