Внедрение корпоративного портала K-Team для Innostage

Innostage - российская ИТ-компания, которая создает проекты по комплексному обеспечению кибербезопасности для предприятий ключевых отраслей экономики и государственных организаций. Предоставляют услуги в области информационной безопасности, системной интеграции, разработки информационных систем и бизнес-решений.

1 200+ сотрудников

В штате компании

О компании

Содержание

В компании не было единого информационного пространства, инструмента для работы с задачами и планирования, решения для сбора обратной связи и коммуникации в команде. Новости сотрудники получали в почтовой рассылке с большой задержкой.

О ситуации

Снизить загруженность служб бэк-офиса: объединить в одном месте все внутрикорпоративные сервисы и заявки, сделать их более удобными и прозрачными

Интегрировать корпоративный портал с внутренними информационными системами компании: 1С, AD, ЭДО.

Повысить качество информирования и сервисов для сотрудников за счет создания новостной ленты с возможностью таргетирования и повышения качества внутрикорпоративных сервисов

Создать полноценные digital workplace

Вовлечь сотрудников в корпоративную культуру

Задачи проекта

Решение — внедрение корпоративного портала

Специалисты «КОРУС Консалтинг» сделали брендирование портала и за 1 месяц создали MVP - настроили представление оргструктуры, новостей и создали единую базу сервисов. Выполнили интеграцию с 1С, что позволило оперативно выгружать данные по отдельным пользователям, назначениям на должности, отпускам, оргструктуре.

В течение 3 месяцев команда заказчика тестировала новый интранет - собирала статистику и обучала сотрудников пользоваться порталом. На основе обратной связи внедрили новую функциональность: геймификацию с магазином призов, модуль обучения Impact LMS, бронирование рабочих мест.

Возможности системы

Сквозных элементов:

С главной страницы пользователи могут в один клик перейти во все разделы сайта. В левой части экрана расположено меню навигации, которое не отвлекает от основных блоков портала. Пользователи могут добавить ссылки на часто посещаемые страницы в стандартное меню, чтобы не тратить время на поиск нужного раздела.

Главная страница портала состоит из:

логотип, быстрый поиск, обратная связь, фото сотрудника с именем и фамилией, блок уведомлений, меню.

слайдер, быстрые ссылки, баннеры новостей, дни рождения, лучшие сотрудники, новички, опросы.

Виджетов:

Главная страница

В телефонном справочнике сотрудники видят полную информацию о коллегах: имя, электронную почту, телефон, должность, департамент и город. Чтобы облегчить поиск, можно использовать настраиваемый фильтр и функциональный блок «Недавно вы искали», который дает быстрый доступ к информации о сотрудниках, с которыми пользователи недавно взаимодействовали.

Телефонный справочник

Очень важным и полезным инструментом информирования стал блок новостей. Для того, чтобы привлечь к нему внимание сотрудников, было решено для подачи использовать модуль «Сайты». Таким образом, блок новостей оформлен в привычном для пользователя Интернета дизайне и имеет удобный для чтения формат. Также мы разработали особый информационный баннер, с возможностью пролистывания анонсов новостей. Не обратить внимание невозможно. Поэтому новости читать сейчас очень приятно, прекрасное содержимое ложится на живую подачу и возможность комментирования.

Для каждого филиала можно создавать отдельные страницы. Сотрудники будут переходить на них и узнавать больше о жизни коллег из другого филиала: бизнес-процессах, событиях, новостях, именинниках, руководстве, достижениях. Кроме того, здесь легко найти реквизиты и контакты.

О компании, подразделения (филиалы)

Филиалы

О компании

В этом разделе компания публикует актуальные новости и изменения компании, рассказывает о результатах и планах.

Чтобы сотрудникам было интереснее читать корпоративные новости, реализована функция таргетинга. При публикации сообщения можно выбрать, показать его на всю компанию или только некоторым филиалам и подразделениям. При желании каждый может подписаться на интересный ему раздел и быть в курсе событий коллег.

Новости и таргетинг

Один из самых востребованных и важных сервисов на этапе знакомства сотрудников с новым порталом. Находясь на любой странице, они могут поделиться мнением, сообщить о проблеме, задать вопрос по работе портала. Эта информация позволяет оперативно вносить изменения в портал так, чтобы он стал более удобным и ценным для сотрудников.

Чтобы структурировать информацию, модератор может настроить список тем обращений. Создавая обращение, сотрудник нажимает на кнопку, выбирает подходящую тему и вводит текст. После отправки запрос поступает на обработку ответственному сотруднику.

Обратная связь и банк идей

Администраторы портала имеют доступ к подробной статистике и могут отслеживать важные метрики: список часто посещаемых страниц, просмотры и комментирование новостей, самые активные пользователи портала и другие. Эта информация позволяет создавать востребованный у пользователей контент и определять лидеров мнений, чтобы повышать вовлеченность команды в интранет.

Статистика

В этом разделе размещаются ответы на часто задаваемые вопросы, что позволяет снизить нагрузку на руководителей и минимизировать число ошибок. Если пользователь не нашел нужную информацию, он может самостоятельно задать вопрос, заполнив форму. Когда модератор на него ответит, сотрудник получит уведомление на портале.

Вопрос-ответ

На странице с вакансиями пользователи видят, каких сотрудников компания ищет в данный момент. Каждый желающий может откликнуться на интересную для него вакансию или предложить кандидата в один клик, нажав на кнопку «Предложить друга» или «Откликнуться». После этого нужно заполнить короткую форму и отправить резюме.

Отклики поступают напрямую ответственному HR-менеджеру в раздел «Статистика».

Вакансии

В личном кабинете сотрудник видит полную информацию о себе: персональные данные, подразделение, непосредственного руководителя, даты запланированных отпусков, информацию о постоянном рабочем месте и компетенциях. Из личного кабинета можно быстро перейти в избранные сервисы, список которых каждый сотрудник настраивает самостоятельно.

При клике на кнопку «Отпуск» пользователи могут ознакомиться с графиком отпусков коллег, в «Мои запросы» – увидеть статус исполнения всех обращений.

Каждый сервис можно добавлен в «Избранное», кликнув на звездочку. После этого он отобразится в поле быстрого доступа в Личном кабинете пользователя.

Каждый из перечисленных сервисов можно создать самостоятельно с помощью «Конструктора сервисов» за 1 или 2 шага, если требуется согласовать его с руководителем.

Новые заявки поступают ответственным администраторам и отображаются в их личном кабинете.

• Кадровыми сервисами: заполнить заявление на отпуск или отгул, заказать справку или расчетный листок
• Сервисами АХО: заказать поездку или доставку документов
• ИТ-сервисами: запросить доступ в информационные системы
• Сервисами развития персонала: оставить заявку на обучение, запросить доступ к библиотеке Альпина
• Проектными сервисами: увидеть учет трудозатрат по проекту
• Сервисами «Бенефиты»: оставить обращение по ДМС или запросить добавление в программу лояльности
• Заявками на партнерство с вендором
• Иным заявкам

Личный кабинет

На вкладке «Сервисы» пользователи могут воспользоваться:

За стаж, день рождения, активность на портале, победу в конкурсах и так далее сотрудники получают бонусные баллы - внутреннюю валюту. Ее можно обменивать на товары из магазина подарков или передавать на благотворительность.

1. Контентная страница «О магазине»
2. Каталог товаров с возможностью выбрать цвет и размер товара, если цветовая гамма и размерный ряд настроены
3. Детальная карточка товара с подробными характеристиками
4. Подбор параметров по цене
5. Корзина пользователя
6. Передача валюты на благотворительные цели
7. Персональный раздел

Магазин подарков и внутренняя валюта

Магазин подарков состоят из 7 разделов:

Одним из самых востребованных модулей нового корпоративного портала стало «Бронирование рабочих мест на карте офиса», объединившее в себе сразу два решения.

• Посмотреть карту помещения
• Забронировать доступный стол для себя или коллеги
• Найти и зарезервировать за собой постоянное рабочее место
• Ознакомиться с информацией о сотруднике, который выбрал себе постоянное рабочее место
• Просматривать свой журнал бронирования
• Отменять, редактировать и завершать бронирования
• Получать быстрый доступ к информации «о рабочем месте» или «где сотрудник сегодня» в личном кабинете

Бронирование рабочих мест на карте офиса

Теперь сотрудники могут:

Команда ГК «КОРУС Консалтинг» внедрила платформу K-Team для компании Innostage за 1 месяц. Решение объединило разрозненные сервисы, помогло создать полноценные цифровые рабочие места для сотрудников, прописать понятную оргструктуру, наладить внутренние коммуникации и начать трансформацию корпоративной культуры.

Результаты

отмечает Анастасия Куприянова

операционный директор Innostage

— Внедрение интранета запустило изменения корпоративной культуры, люди стали лучше узнавать друг друга, отправлять благодарности коллегам за помощь и больше вовлекаться в жизнь компании. Один из самых востребованных модулей - бронирование рабочих мест, его реализовали в едином интерфейсе с наглядной картой офиса.

"

"

Интранет для Innostage внедряется поэтапно. Сейчас на корпоративном портале уже есть оргструктура, магазин подарков, новости, личный кабинет, вакансии и многое другое. До конца 2023 года компания планирует внедрить модули для адаптации, оценки персонала методом 360 и базу знаний, которая позволит организовать удобное хранение корпоративных документов.

Личный кабинет сотрудника будет дорабатываться так, чтобы каждый мог быстро подать заявление на отпуск, увидеть свои KPI и отследить динамику по задачам. В ближайшей перспективе пользоваться порталом начнут все сотрудники Innostage, для этого руководство компании разрабатывает план вовлечения с учетом возраста и специфики работы специалистов.

Вам также могут быть интересны кейсы

Оставляйте заявку, обсудим ваши задачи!

Хотите такой же кейс?