Давайте делать крутые проекты вместе с K-Team HRM
Оставьте заявку на демонстрацию и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Автоматизация процессов в «Битрикс24»: low-code как инструмент ИТ-директора
Рассказываем, как использовать "Битрикс24" для решения реальных задач от HR до управления проектами
Время чтения:
11 минут
11 минут
Автоматизация процессов в «Битрикс24» давно вышла за рамки шаблонных сценариев. А low-code помогает гибко выстраивать сложные бизнес-процессы без постоянного привлечения разработчиков. О том, как использовать платформу для решения реальных задач, от HR до управления проектами, рассказал Антон Бобров, директор по развитию K-Team HRM от «КОРУС Консалтинг».
Подпишитесь на нашу рассылку
Что такое автоматизация в «Битрикс24»?
1
Меня уже давно не удивляет, как много компаний по всей России сидят на «Битрикс24» и используют его буквально на 5%. При этом активно выделяют внушительные бюджеты на специализированные BPMN-решения, повторяя: «Автоматизация не работает – всё медленно и запутано». Конечно, и «Битрикс24» не BPM, но всё же её сильно недооценивают. Будучи всегда под рукой, эта платформа позволяет решать многие задачи быстро и сравнительно дешево.
За более чем 10 лет опыта в сфере автоматизации бизнес-процессов я видел сотни однотипных историй: бизнес либо не умеет использовать ИТ-инструменты, либо вообще не понимает, с чего начать. В этом и есть главная сила low-code в коробочной версии – максимальная готовность к старту без масштабных вложений в разработку.
Что действительно изменилось – конструктор бизнес-процессов в «Битрикс24» теперь развивается бешеными темпами. Появилась AI-поддержка: объясняешь системе, что хочешь получить, и базовый процесс генерируется автоматически. Это пока больше эксперимент, сложные цепочки всё равно нужно делать руками, но для простых сценариев – уже огромная помощь.
Встроенные инструменты охватывают всё: от продаж, HR и взаимодействия подразделений до управления проектами и службы поддержки. Но далеко не все используют эти возможности по максимуму.
За более чем 10 лет опыта в сфере автоматизации бизнес-процессов я видел сотни однотипных историй: бизнес либо не умеет использовать ИТ-инструменты, либо вообще не понимает, с чего начать. В этом и есть главная сила low-code в коробочной версии – максимальная готовность к старту без масштабных вложений в разработку.
Что действительно изменилось – конструктор бизнес-процессов в «Битрикс24» теперь развивается бешеными темпами. Появилась AI-поддержка: объясняешь системе, что хочешь получить, и базовый процесс генерируется автоматически. Это пока больше эксперимент, сложные цепочки всё равно нужно делать руками, но для простых сценариев – уже огромная помощь.
Встроенные инструменты охватывают всё: от продаж, HR и взаимодействия подразделений до управления проектами и службы поддержки. Но далеко не все используют эти возможности по максимуму.
Автоматизация бизнес-процессов в «Битрикс24» позволяет делегировать повторяющиеся операции и рутинные задачи специализированным системам. Это высвобождает время сотрудников для решения более важных и творческих вопросов, снижает риски перегрузок и повышает общую производительность. А ещё автоматизация помогает выявлять узкие места в операционной деятельности, упрощает документооборот, улучшает качество взаимодействия с клиентами и обеспечивает безопасное хранение данных.
Какие процессы можно автоматизировать?
2
Каждая компания уникальна, но ключевые направления для оптимизации часто совпадают.
Управление
Благодаря автоматизации руководители могут контролировать эффективность, управлять финансами, обеспечивать безопасность данных и юридическое сопровождение.
Благодаря автоматизации руководители могут контролировать эффективность, управлять финансами, обеспечивать безопасность данных и юридическое сопровождение.
Маркетинг и продажи
CRM-системы автоматизируют взаимодействие с клиентами: рассылки, уведомления об акциях, сбор и анализ данных для роста продаж.
CRM-системы автоматизируют взаимодействие с клиентами: рассылки, уведомления об акциях, сбор и анализ данных для роста продаж.
Производство и логистика
Автоматизация упрощает учёт запасов, мониторинг оборудования и оптимизацию логистических цепочек, сокращая время и издержки.
Автоматизация упрощает учёт запасов, мониторинг оборудования и оптимизацию логистических цепочек, сокращая время и издержки.
Контроль качества
Современные системы отслеживают качество продукции и собирают обратную связь от клиентов, минимизируя риск ошибок.
Современные системы отслеживают качество продукции и собирают обратную связь от клиентов, минимизируя риск ошибок.
Управление персоналом
Автоматизация позволяет отслеживать KPI, мотивировать команду, управлять обучением и адаптацией сотрудников, а ещё – упростить согласование документов, запрос справок и многое другое.
Автоматизация позволяет отслеживать KPI, мотивировать команду, управлять обучением и адаптацией сотрудников, а ещё – упростить согласование документов, запрос справок и многое другое.
Финансы
Программы объединяют учёт доходов и расходов, автоматизируют налоги, отчётность и взаимодействие с поставщиками.
Программы объединяют учёт доходов и расходов, автоматизируют налоги, отчётность и взаимодействие с поставщиками.
Автоматизировать можно как отдельные направления, так и комплексно преобразовать работу всей компании. И современные low-code-платформы позволяют гибко настраивать процессы под конкретные бизнес-задачи.
Какие low-code инструменты для автоматизации есть в коробочной версии «Битрикс24»
3
«Битрикс24» – это уже не просто CRM или портал, а полноценная платформа со встроенными low-code инструментами для быстрой и гибкой автоматизации бизнес-процессов. Все под рукой, без лишних затрат на дополнительные модули.
- Конструктор бизнес-процессов – визуальный редактор drag-and-drop, где можно строить сложные сценарии с условиями, ветвлениями, уведомлениями и согласованиями без единой строки кода. Плюс – экспериментальный AI-ассистент для быстрой генерации базовых процессов.
- Роботы и триггеры CRM – быстрый и удобный способ автоматизировать повторяющиеся действия: смена стадии сделки, отправка уведомлений, назначение задач.
- Смарт-процессы – настройка уникальных объектов с кастомными полями и статусами, идеально для специализированных бизнес-сценариев, например, коммерческих предложений.
- Визуальный конструктор форм и опросов – настройка анкет и форм для сбора данных без привлечения программистов.
- Шаблоны и автогенерация документов – создание договоров, счетов с автоматической подстановкой данных из CRM.
- Автоматизация задач и проектов – маршрутизация, контроль сроков, распределение нагрузки и подзадач по ролям.
- Интеграции и REST API – расширение возможностей «Битрикс24» благодаря синхронизации с 1С, ERP и другими сервисами.
Личный опыт автоматизации в «Битрикс24»: от типовых задач до нефтегазового проекта
4
За более чем 10 лет работы с «Битрикс24» я помогал компаниям самых разных масштабов, от небольших бизнесов до крупных корпораций, автоматизировать практически все ключевые процессы. Продажи, HR, управление знаниями, кросс-функциональные взаимодействия, поддержка клиентов, проекты – всё это вполне успешно реализуется внутри коробочной версии «Битрикс24».
Одной из самых интересных и масштабных задач, с которыми мне довелось столкнуться, стала автоматизация работы с отклонениями в ПАО «Газпром нефть». Обработка данных с более чем 30 000 датчиков в топливопроводной системе – это не просто цифры, это десятки тысяч событий, которые нужно не просто зафиксировать, а проанализировать, оценить риски и быстро среагировать.
Мы построили систему, которая автоматически фиксирует отклонения от нормы, используя данные с датчиков, и запускает в «Битрикс24» цепочку задач. В систему встроена матрица ответственных – она показывает, кто, где и с какой загруженностью может подключиться к решению проблемы. Это не просто автоматизация, а полноценное интеллектуальное распределение ресурсов в реальном времени.
Одной из самых интересных и масштабных задач, с которыми мне довелось столкнуться, стала автоматизация работы с отклонениями в ПАО «Газпром нефть». Обработка данных с более чем 30 000 датчиков в топливопроводной системе – это не просто цифры, это десятки тысяч событий, которые нужно не просто зафиксировать, а проанализировать, оценить риски и быстро среагировать.
Мы построили систему, которая автоматически фиксирует отклонения от нормы, используя данные с датчиков, и запускает в «Битрикс24» цепочку задач. В систему встроена матрица ответственных – она показывает, кто, где и с какой загруженностью может подключиться к решению проблемы. Это не просто автоматизация, а полноценное интеллектуальное распределение ресурсов в реальном времени.
Задачи, которые мы решали:
- Устранение сбоя задач и непрозрачный контроль их выполнения;
- Сокращение времени реакции на инциденты и повышение эффективности коллаборации;
- Сбор и сохранение накопленных знаний для минимизации человеческого фактора;
- Повышение мотивации сотрудников с помощью оценки вклада в решение задач;
- Автоматизация проектной деятельности и прозрачный контроль сроков.
Проект был реализован по методологии Agile – с частыми релизами, получением обратной связи и постоянным улучшением системы.
Итог – уникальное решение, которое повысило управляемость и скорость принятия решений во всей цепочке нефтепереработки и транспорта.
Не зря проект получил награды на Russian Intranet Awards 2020, став примером эффективной цифровизации бизнеса. Понимаю, что вам хотелось бы узнать больше деталей про данный проект, но NDA запрещает нам рассказывать больше, чем уже представлено в публичном пространстве.
Итог – уникальное решение, которое повысило управляемость и скорость принятия решений во всей цепочке нефтепереработки и транспорта.
Не зря проект получил награды на Russian Intranet Awards 2020, став примером эффективной цифровизации бизнеса. Понимаю, что вам хотелось бы узнать больше деталей про данный проект, но NDA запрещает нам рассказывать больше, чем уже представлено в публичном пространстве.
5 практических кейсов автоматизации бизнес-процессов в «Битрикс24»
5
Как автоматизация работает на практике? Вот несколько реальных примеров из моего личного опыта взаимодействия с «Битрикс24».
Продажи
Автоматизация контроля сделок и коммуникаций
В одном из проектов реализовали сквозную автоматизацию воронки продаж с помощью роботов и триггеров. Например, при переходе сделки на этап «Переговоры» автоматически назначается менеджер, создается задача на звонок с клиентом, а через 24 часа, если обратной связи не поступало, робот отправляет напоминание на e-mail и работает как триггер повторного обращения. Такой простой набор действий позволил снизить количество «зависших» сделок на 30%.
В одном из проектов реализовали сквозную автоматизацию воронки продаж с помощью роботов и триггеров. Например, при переходе сделки на этап «Переговоры» автоматически назначается менеджер, создается задача на звонок с клиентом, а через 24 часа, если обратной связи не поступало, робот отправляет напоминание на e-mail и работает как триггер повторного обращения. Такой простой набор действий позволил снизить количество «зависших» сделок на 30%.
Автоматическое формирование коммерческих предложений
Используя шаблоны и бизнес-процессы, настроили генерацию коммерческих предложений с подстановкой данных из сделки и карточки клиента. Процесс запускается нажатием кнопки в карточке сделки, создается отдельный документ, после чего он попадает на электронную подпись в интеграции с локальным сервисом ЭП. Такой сценарий сократил время согласования предложения с нескольких часов до пары минут.
Используя шаблоны и бизнес-процессы, настроили генерацию коммерческих предложений с подстановкой данных из сделки и карточки клиента. Процесс запускается нажатием кнопки в карточке сделки, создается отдельный документ, после чего он попадает на электронную подпись в интеграции с локальным сервисом ЭП. Такой сценарий сократил время согласования предложения с нескольких часов до пары минут.
Управление персоналом
Процесс согласования отпусков и больничных
В HR-подразделении сконструировали бизнес-процесс, который начинается с заявки сотрудника. Визуальный конструктор позволяет задать логику цепочки: согласование с непосредственным руководителем, сверка с графиком отпусков, проверка баланса дней и финальное утверждение в кадровой службе. Благодаря этому удалось полностью исключить ручные ошибки, ускорить процесс согласования и обеспечить его прозрачность.
В работе использовали смарт-процессы для создания индивидуального маршрута адаптации. Задачи по разным департаментам запускаются автоматически: ИТ – подготовить рабочее место, кадровику – оформить документы, наставнику – провести вводное обучение. В результате новые сотрудники быстрее включаются в работу, а ИТ-служба и HR имеют полный контроль над процессом.
В результате мы разработали полноценный модуль адаптации K-Team HRM с удобным личным кабинетом новичка, интеграцией с Telegram и мобильным приложением. В нём сотрудники получают задания, инструкции и обратную связь, а руководители видят статистику и расширенную аналитику по эффективности процесса – кто на каком этапе находится, где возникают задержки и где нужно поддержать новых сотрудников.
Кроме того, подобные процессы мы внедрили и в другие HR-сценарии: согласование целей и KPI, оценку результатов, управление развитием персонала. Они охватывают весь жизненный цикл сотрудника, помогая формировать прозрачную и эффективную систему управления человеческим капиталом в любой компании.
В HR-подразделении сконструировали бизнес-процесс, который начинается с заявки сотрудника. Визуальный конструктор позволяет задать логику цепочки: согласование с непосредственным руководителем, сверка с графиком отпусков, проверка баланса дней и финальное утверждение в кадровой службе. Благодаря этому удалось полностью исключить ручные ошибки, ускорить процесс согласования и обеспечить его прозрачность.
В работе использовали смарт-процессы для создания индивидуального маршрута адаптации. Задачи по разным департаментам запускаются автоматически: ИТ – подготовить рабочее место, кадровику – оформить документы, наставнику – провести вводное обучение. В результате новые сотрудники быстрее включаются в работу, а ИТ-служба и HR имеют полный контроль над процессом.
В результате мы разработали полноценный модуль адаптации K-Team HRM с удобным личным кабинетом новичка, интеграцией с Telegram и мобильным приложением. В нём сотрудники получают задания, инструкции и обратную связь, а руководители видят статистику и расширенную аналитику по эффективности процесса – кто на каком этапе находится, где возникают задержки и где нужно поддержать новых сотрудников.
Кроме того, подобные процессы мы внедрили и в другие HR-сценарии: согласование целей и KPI, оценку результатов, управление развитием персонала. Они охватывают весь жизненный цикл сотрудника, помогая формировать прозрачную и эффективную систему управления человеческим капиталом в любой компании.
Проектное управление
Автоматический контроль этапов проектов
При помощи бизнес-процессов реализовали механизм контроля сроков по задачам и этапам проектов. Если задача не выполняется в срок, на основе запрограммированных условий происходит эскалация – руководитель получает уведомление и запускается процесс дополнительного согласования. Решение помогло улучшить дисциплину исполнения задач и снизить количество просроченных этапов.
При помощи бизнес-процессов реализовали механизм контроля сроков по задачам и этапам проектов. Если задача не выполняется в срок, на основе запрограммированных условий происходит эскалация – руководитель получает уведомление и запускается процесс дополнительного согласования. Решение помогло улучшить дисциплину исполнения задач и снизить количество просроченных этапов.
Служба поддержки
Интеграция запросов поддержки с управлением задачами
Внутренний сервис поддержки клиентов синхронизировали с системой заявок в «Битрикс24». За постановку и распределение задач, автоматическое уведомление клиентов и постановки статуса задачи отвечают роботы. Отдельные типы обращений автоматически классифицируются и маршрутизируются на нужные группы специалистов, а скорость отклика и решения инцидентов значительно возросла.
Внутренний сервис поддержки клиентов синхронизировали с системой заявок в «Битрикс24». За постановку и распределение задач, автоматическое уведомление клиентов и постановки статуса задачи отвечают роботы. Отдельные типы обращений автоматически классифицируются и маршрутизируются на нужные группы специалистов, а скорость отклика и решения инцидентов значительно возросла.
Подводные камни low-code автоматизации в «Битрикс24» и как их обойти
6
Low-code в «Битрикс24» – отличный инструмент, но не без нюансов, которые могут осложнить внедрение. На собственном опыте могу выделить 5 типовых сложностей.
1. Сложность тестирования бизнес-процессов
Раньше в визуальном конструкторе не было удобных инструментов для автоматического тестирования, и ошибки выявлялись лишь в процессе эксплуатации. Сейчас ситуация изменилась – в последней версии появились встроенные автотесты, которые позволяют отлаживать процессы на этапе разработки. Рекомендую активно использовать эту возможность, а также проводить ручное тестирование с ключевыми пользователями и подробно документировать сценарии.
Раньше в визуальном конструкторе не было удобных инструментов для автоматического тестирования, и ошибки выявлялись лишь в процессе эксплуатации. Сейчас ситуация изменилась – в последней версии появились встроенные автотесты, которые позволяют отлаживать процессы на этапе разработки. Рекомендую активно использовать эту возможность, а также проводить ручное тестирование с ключевыми пользователями и подробно документировать сценарии.
2. Ограниченный набор типовых активити в конструкторе
Стандартные действия покрывают базовые задачи, но для сложных сценариев зачастую не хватает готовых блоков. Выход – разработка собственных активити (типовая возможность), расширений или интеграция через REST API. Планируя автоматизацию, учитывайте необходимость выделения ресурсов на такую разработку.
Стандартные действия покрывают базовые задачи, но для сложных сценариев зачастую не хватает готовых блоков. Выход – разработка собственных активити (типовая возможность), расширений или интеграция через REST API. Планируя автоматизацию, учитывайте необходимость выделения ресурсов на такую разработку.
3. Производительность при масштабных процессах
Сложные или слишком длинные процессы могут нагружать систему и замедлять работу портала. Чтобы с этим не столкнуться, разбивайте процессы на небольшие подпроцессы, используйте асинхронное выполнение и ограничивайте количество параллельных задач.
Сложные или слишком длинные процессы могут нагружать систему и замедлять работу портала. Чтобы с этим не столкнуться, разбивайте процессы на небольшие подпроцессы, используйте асинхронное выполнение и ограничивайте количество параллельных задач.
4. Ограниченная визуализация и мониторинг сложных процессов
Редактор хорошо показывает структуру процесса, но при множестве ветвлений и параллельных потоков сложно отслеживать ход исполнения. Решение – строить дашборды с ключевыми метриками и настраивать уведомления о сбоях и задержках.
Редактор хорошо показывает структуру процесса, но при множестве ветвлений и параллельных потоков сложно отслеживать ход исполнения. Решение – строить дашборды с ключевыми метриками и настраивать уведомления о сбоях и задержках.
5. Отсутствие стандартизированных процессов
Если каждая команда строит процессы по-своему, без общих стандартов, эффективность снижается, появляется путаница. Поэтому необходимо создавать централизованные шаблоны, регламенты и контролировать архитектуру автоматизации в компании.
Если каждая команда строит процессы по-своему, без общих стандартов, эффективность снижается, появляется путаница. Поэтому необходимо создавать централизованные шаблоны, регламенты и контролировать архитектуру автоматизации в компании.
Автоматизация в «Битрикс24» – инструмент для тех, кто знает, что делает
7
Low-code в «Битрикс24» – мощный инструмент, если подойти к нему с головой. Не стоит гнаться за сложностью и дорогой разработкой, пока не исчерпаете возможности платформы. Помните, что автоматизация – не разовый проект, а непрерывный процесс, который живет и развивается вместе с компанией.
Работайте тесно с бизнесом, вовлекайте пользователей, стройте культуру автоматизации. Инвестируйте время в обучение и настройку, тогда ваш low-code станет прекрасным конкурентным преимуществом.
Работайте тесно с бизнесом, вовлекайте пользователей, стройте культуру автоматизации. Инвестируйте время в обучение и настройку, тогда ваш low-code станет прекрасным конкурентным преимуществом.
Станьте экспертом блога K-Team