Внедрение HR-систем: 8 главных рисков и как их избежать

Автоматизация бизнес-процессов давно перестала быть вопросом технологий. Сегодня на рынке достаточно зрелых платформ, которые способны закрыть большинство типовых задач компании. Однако статистика проектов показывает – само по себе качественное решение не гарантирует успех.

На практике основная причина провала автоматизации HR-процессов – не программное обеспечение, а особенности организации работы и взаимодействия сотрудников. Несогласованные цели, отсутствие ответственных, хаотичные изменения требований, слабые коммуникации и недостаточная вовлеченность команды способны свести на нет любые инвестиции в цифровизацию.

О том, с какими рисками можно столкнуться при внедрении HR-платформ и какие инструменты позволяют их избежать, рассказала Алина Ужве, руководитель проектов HR-цифровизации K-Team, ГК «КОРУС Консалтинг».

Иногда бизнес стартует автоматизацию HR с подбора платформы, не сформулировав четкий ответ на вопрос: «Какую именно бизнес-задачу мы закрываем этим инструментом?». Правильная же логика начинается с диагностики: какую проблему или «боль» мы устраняем, какой процесс ускоряем, какие издержки сокращаем. Только после этого имеет смысл рассматривать конкретные решения.

Важно не только самим ответить на этот вопрос, но и донести его до сотрудников и будущих пользователей системы. Если люди не понимают цели изменений, они не будут вовлечены в процесс и не увидят ценности в новых инструментах.

Часто проект выглядит так:

• Выбрали платформу
• Согласовали бюджет
• Подрядчик приступил к работам
• Система заработала спустя пару месяцев

Однако через полгода выясняется, что сотрудники продолжают работать по старым схемам, руководители не используют новые инструменты, а бизнес не получает измеримых результатов, на которые рассчитывал.

Дело в том, что автоматизация – это всегда организационная трансформация, а не просто установка ПО. Любые изменения в компании требуют четкого понимания целей и последовательной работы с командой. Без осознанного подхода к управлению изменениями даже самое технологичное решение останется невостребованным и не окупится.

Какие именно ошибки чаще всего приводят к такому результату? Практика показывает, что большинство неудачных проектов сопряжено с одним и тем же набором организационных рисков. Их можно выявить еще до начала внедрения и существенно снизить вероятность срыва сроков, перерасхода бюджета и низкой вовлеченности пользователей.

Ниже чек-лист основных рисков, на которые стоит обратить внимание еще на этапе подготовки проекта.

Каждый из этих рисков может повлиять на сроки, бюджет и результаты внедрения. Хорошая новость в том, что их можно выявить заранее и вовремя принять меры.

Один из самых распространенных сценариев когда проект одновременно курируют HR, ИТ, бизнес-подразделения и топ-менеджеры.

У каждого из них есть свои ожидания, например:

• HR хочет улучшить пользовательский опыт сотрудников и избавиться от рутины
• ИТ заботится о безопасности и интеграциях
• Руководители подразделений ждут повышения эффективности сотрудников
• Топ-менеджмент рассчитывает на ощутимый экономический эффект

В результате решения принимаются долго, возникают конфликты приоритетов, а подрядчик получает противоречивые требования, которые постоянно меняются.

Как изменить ситуацию?

Назначьте единого владельца проекта со стороны заказчика, исходя из целей автоматизации. Этот человек должен:

• Принимать финальные решения
• Согласовывать изменения ТЗ
• Определять приоритеты
• Представлять интересы бизнеса перед подрядчиком

Важно, чтобы ответственность была персональной, а не коллективной.

На старте проекта всё выглядит понятно и логично. Однако затем нередко появляются новые пожелания, к примеру:

• Добавить дополнительное согласование
• Изменить маршрут процесса
• Внедрить еще один модуль
• Пересмотреть логику работы системы.

В результате сроки растут, бюджет увеличивается, а команда не понимает, на чём сконцентрироваться в первую очередь. У этого явления даже есть название «scope creep» – неконтролируемое расширение границ проекта.

Как изменить ситуацию?

Внедрите четкую процедуру управления изменениями. Каждое изменение рекомендую оценивать по трем вопросам:

1. Зачем это изменение нужно бизнесу и закрывает ли оно поставленные цели?
2. Как это изменение повлияет на сроки и бюджет проекта?
3. Кто принимает решение о реализации этого изменения?

Любые договоренности должны фиксироваться – документально, а не на словах. Практика показывает, что простой журнал изменений способен сохранить месяцы и существенную часть бюджета на автоматизацию HR.

Важно помнить, что автоматизация хаоса приводит к еще большему цифровому хаосу. Если сотрудники по-разному понимают один и тот же процесс, система не сможет его исправить автоматически, какой бы современной и продуманной она ни была.

Типичные признаки проблемы:

• Отсутствуют четкие, понятные регламенты
• Разные подразделения работают по-разному
• Сотрудники передают друг другу знания устно
• Ответственность размыта

Как изменить ситуацию?

Еще до начала внедрения проработайте следующие аспекты:

• Опишите текущие процессы (AS IS)
• Определите целевые процессы (TO BE)
• Зафиксируйте роли и зоны ответственности
• Согласуйте порядок выполнения операций

Формулирование бизнес-процессов помогает не только подрядчику. Оно позволяет самой компании понять, что именно необходимо автоматизировать.

Автоматизация не может быть исключительно проектом ИТ-подразделения. Если будущие пользователи не участвуют в проекте, возникает несколько проблем:

• Требования формируются отрывочно и интуитивно
• Реальные боли сотрудников остаются незамеченными
• Пользователи воспринимают систему как навязанное решение

В результате появляется сопротивление изменениям, работать с которым может быть сложнее, чем заручиться доверием команды на старте.

Как изменить ситуацию?

Включайте представителей бизнеса в проектную команду. Создайте рабочую группу. Сформируйте пул ключевых пользователей. Вовлекайте в процесс представителей основных подразделений, чтобы узнать, что их по-настоящему волнует.

Они должны участвовать в обсуждении требований, тестировании, приемке результатов и в подготовке HR-платформы к запуску на всю компанию.

Для многих сотрудников новая система появляется неожиданно. Им никто не объясняет, зачем внедряют HRM, какие проблемы она должна решить, что изменится в их работе и какие преимущества они получат от этой новинки. Неопределенность всегда порождает сопротивление, страх и стресс.

Как изменить ситуацию?

Создайте и воплотите на практике коммуникационный план проекта, в котором отобразите:

• Регулярные статусы проекта
• Презентации ключевых этапов
• Ответы на вопросы сотрудников
• Демонстрации новых возможностей
• Обучение пользователей

Главное правило – люди должны понимать не только «что меняется», но и «зачем это нужно лично им», тогда проект взлетит.

Часто сотрудники участвуют в проекте «по остаточному принципу». Формально они включены в рабочую группу, но фактически заняты операционной деятельностью и своими основными обязанностями. В результате согласования затягиваются, решения принимаются медленно, а тестирование проводится поверхностно.

Как изменить ситуацию?

Официально выделите ресурсы на старте проекта. Для ключевых участников определите:

• Роль в проекте
• Объем ответственности
• Долю рабочего времени

Многие компании рассматривают тестирование как техническую процедуру. На практике же именно на этом этапе выявляются основные проблемы пользовательского опыта. Если система неудобна, сотрудники заметят это в первые дни эксплуатации.

Как изменить ситуацию?

Проводите тестирование по реальным сценариям работы. Проверьте:

• Типовые операции
• Исключительные ситуации
• Интеграции
• Права доступа
• Пользовательские маршруты

Особенно важно привлекать к тестированию будущих пользователей системы.

После внедрения проект часто считают завершенным. Но именно после запуска начинается самая важная часть – эксплуатация и развитие решения. Если ответственного за систему нет, начинаются проблемы:

• Обратную связь никто не собирает и не анализирует
• Улучшения и новая функциональность не появляются
• Вовлеченность пользователей падает

Как изменить ситуацию?

Назначьте владельца системы, который будет:

• Анализировать обратную связь
• Контролировать метрики использования
• Инициировать улучшения
• Управлять развитием функциональности

Перед стартом автоматизации HR-процессов важно понять, зачем это нужно бизнесу, а затем проверить, все ли нюансы проекта вы учли.

☐ Назначен единый владелец проекта
☐ Определены роли и ответственность участников
☐ Описаны текущие бизнес-процессы
☐ Согласованы целевые процессы
☐ Зафиксированы цели и показатели успеха
☐ Создан журнал изменений требований
☐ Сформирована рабочая группа и пул ключевых пользователей
☐ Разработан коммуникационный план
☐ Выделено рабочее время участников проекта
☐ Подготовлен сценарий тестирования
☐ Назначен владелец системы после запуска
☐ Определены метрики эффективности и порядок их контроля

Если всё сделано правильно, проект HR-автоматизации выстрелит и станет поводом для гордости не только HR-команды, но и компании в целом. Именно так выглядит система, которая действительно работает.

Успех HR-автоматизации начинается не с выбора платформы и не с подготовки технического задания. В первую очередь он зависит от того, насколько компания готова к изменениям: понимает ли цели проекта, выстроила ли процессы, распределила ли ответственность и вовлекла ли будущих пользователей в работу с системой.

Именно поэтому перед стартом внедрения полезно пройтись по чек-листу проекта. Он позволяет еще на этапе подготовки увидеть организационные риски, которые чаще всего становятся причиной проблем.

Если большинство пунктов чек-листа уже выполнены, значит компания создала прочную основу для успешной автоматизации. Если нет – лучше устранить эти пробелы до начала внедрения. Такой подход поможет сделать цифровизацию не просто ИТ-проектом, а инструментом, который действительно принесет бизнесу ожидаемый результат.